Опросник для внедрения СЭД

1. Общие сведения о заказчике

Название компании

Ваше имя

Ваш телефон

Ваш email

Количество сотрудников компании, не занятых в производственных процессах

Количество структурных подразделений

Внедрена ли сейчас СЭД?

Да

Нет

Если СЭД есть, то сколько лет эксплуатируется?

Название эксплуатируемой учетной системы

Работа с какими документами сейчас автоматизирована в СЭД?

Входящий и исходящий документопотоки
Организационно-распорядительная документация (приказы, распоряжения, протоколы)
Служебные, докладные записки, заявки
Договорная документация
Закупочная документация
Кадровая документация
Свой вариант

Кто является инициатором внедрения новой СЭД? Что послужило причиной замены СЭД?

Укажите планируемое количество пользователей новой СЭД

Сколько юридических лиц планируется включить в новую СЭД?

2. Организация делопроизводства

Годовой объем документооборота

В компании есть служба делопроизводства

В компании есть инструкция по делопроизводству, актуализированная не более двух лет назад

В компании введен режим конфиденциальности информации

В компании есть номенклатура дел

Индексы номенклатуры дел используются в нумерации документов

Требуется вести автоматизированный учет документов по номенклатуре дел

Компания является источником комплектования государственного/муниципального архива

В компании есть структурное подразделение архив

Требуется организовать структурированное хранение сканированных копий документов

Требуется организовать хранение подлинников электронных документов, включая долговременное (более 10 лет)

3. Функциональные рамки проекта
Укажите участки документооборота, которые вы планируете автоматизировать

Поток входящей и исходящей корреспонденции через канцелярию

Организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения, протоколы, локальные нормативные акты, служебные записки)

Первичные бухгалтерские документы с использованием сервиса ЭДО

Договорная документация

Закупочная документация

Кадровая документация (КЭДО)

4. Договорная документация
Заполните блок, если он будет включен в границы проекта

Есть положение о договорной работе

Есть матрица согласования договоров

Требуется подписывать договоры электронной подписью

Требуется вести учет сроков действия договоров

Укажите количество видов договоров

Укажите объем договорной документации

Укажите специфические ограничения, которые требуется автоматизировать

Какие проблемы в организации договорной работы надо решить?

5. Закупочная документация
Заполните блок, если он будет включен в границы проекта

Есть положение о закупках

Какие проблемы в организации закупочной деятельности надо решить?

6. Кадровый электронный документооборот
Заполните блок, если он будет включен в границы проекта

Укажите систему, которую планируете использовать для КЭДО

7. Обмен электронными документами через сервис ЭДО
Заполните блок, если он будет включен в границы проекта

С какими учетными системами сейчас работает ЭДО

Перечислите документы, участвующие сейчас в электронном обмене

Перечислите документы, которые дополнительно надо включить в электронный обмен

Хотим использовать облачную подпись

Нужна интеграция бизнес-процессов с ЭДО:

Автоматическое создание карточки в СЭД
Автоматическое создание карточки в учетной системе
Согласование в СЭД
Подписание в СЭД
Автоматическое изменение статуса документа в учетной системе

Нужна автоматизация отправки пакетов документов по ЭДО

8. Настройка нормативно-справочной информации (НСИ)
Заполните блок, если он будет включен в границы проекта

Есть система для управления мастер-данными (НСИ)

Требуется контроль дублей контрагентов

Требуется учет обособленных подразделений контрагента при совпадении ИНН

Есть разделение на организационную и управленческую структуру компании

Требуется вести учет совместителей

9. Настройка интеграции с другими корпоративными системами

Требуется интеграция

с системой для автоматизации основной деятельности
учетной системой
кадровой системой
МЭДО
свой вариант

Требуется бесшовная интеграция (возможность работы из иной системы с механизмами согласования, подписания, исполнения в СЭД)

10. Миграция исторических данных из эксплуатируемой СЭД

Ограничения миграции:

документ переносится без бизнес-процесса, если его обработка не завершена, документ будет перенесен после завершения обработки
в период начала эксплуатации новой СЭД временно будет поддержана работа двух систем

Укажите примерное количество документов для миграции в разрезе видов

Требуется разграничение прав доступа к историческим документам

Требуется перенос документов с сохранением связей

Требуется перенос документов с их метаданными (визы согласования, резолюции и пр.)

11. Какие функции СЭД требуется настроить

Управление проектами (план проекта, проектные задачи)

Управление собраниями (приглашать участников, формировать программу, протоколы собраний и др.)

Бронирование помещений

Учет рабочего времени (ежедневные отчеты сотрудников, работа с календарем, напоминание, повторение событий)

Мобильное приложение

Электронная подпись

Потоковое сканирование файлов

Штрихкодирование документов и файлов

Повторяющиеся процессы исполнения (периодические)

Стандартизированные отчеты

Контроль сроков исполнения по документам

Контроль исполнения поручений с учетом ответственных исполнителей и соисполнителей

Автоматическое завершение задач

Учет доступа к персональным данным сотрудников

Учет конфиденциальных документов

12. Технический раздел
Приведите данные о целевой инфраструктуре или запросите рекомендации

Есть собственное серверное оборудование

Есть свободная (не занятая другими приложениями) лицензия сервера 1С

Есть возможность установки свободно распространяемого ПО (ImageMagick, Ghostscript, CuneiForm)

Есть потоковые сканеры

Есть возможность удаленного доступа для выполнения настроек системы

Есть центр компетенций по продуктам 1С (технические специалисты)

Есть договор 1С:ИТС

Укажите конфигурацию сервера (при наличии)

Укажите количество/тип имеющихся клиентских лицензий 1С

Опишите конфигурацию рабочих станций пользователей

Доработки эксплуатируемой конфигурации