Назад

Услуги

Замер уровня операционных рисков для документных процессов и оценка состояния документооборота

У вас есть возможность провести быстрый замер уровня операционных рисков для документных процессов и оценить состояние документооборота на вашем предприятии. Для этого заполните два небольших опросника и получите результат замера и оценки.

Оценка операционных рисков

  1. Руководитель имеет актуальную информацию о занятости сотрудников и эффективности их труда.
  2. Существенная часть распоряжений руководителя выполняется в срок.
  3. Информация о возможном нарушении срока исполнения поступает контролеру заранее, что дает возможность предпринять конкретные действия.
  4. Работа с документами лишена избыточных действий, этапов (не бюрократизирована).
  5. Сотрудники лишены возможности бесконтрольно списывать рабочее время на избыточные операции.
  6. Поиск любого документа (бумажного или электронного) занимает не более трех минут.
  7. Каждый документ сохраняет историю – доступна информация о том, кто и когда его создал, редактировал, согласовывал, утвердил, получил/отправил.
  8. Документы проходят процедуру согласования в установленный срок (срок окончания процедуры согласования можно прогнозировать).
  9. В процедуре согласования документов участвуют только те сотрудники, которые имеют отношение к существу решаемого вопроса.
  10. Документы организации составляются по единому корпоративному стандарту.
  11. Ошибки при подготовке документов сведены к минимуму.
  12. Хранение и учет бумажных документов происходит без затруднений.
  13. Увольнение сотрудника происходит без потери документов, контактов, знаний.
  14. Рабочие процессы протекают непрерывно, даже при отсутствии вовлеченных в них сотрудников (болезнь, отпуск).
  15. Поломка компьютера сотрудника происходит без потери информации.
  16. Информация надежно защищена от несанкционированного доступа. Риск доступа сотрудника к материалам, которые он видеть не должен, сведен к минимуму.

Минимальный

Отсутствуют негативные факторы в организации работы с документами, влияющие на эффективность деловой деятельности компании. Убыток невозможен.

Умеренный

Умеренное количество факторов в организации работы с документами влияет на эффективность деловой деятельности компании. Есть умеренная вероятность наступления отрицательных последствий.

Возможные финансовые потери до 20% ФОТ.

Ситуация управляемая, поддающаяся контролю.

Высокий

Значительное количество факторов в организации работы с документами влияет на эффективность деловой деятельности компании. Высокая вероятность наступления отрицательных последствий. Ситуация плохо управляемая.

Высокий уровень влияния "человеческого фактора" на качество деловых операций.

Документооборот содержит критичные ошибки: дублирование документов, невозможность быстрого поиска документов, превышение допустимого времени на обработку документов, неэффективное использование рабочего времени, ошибки в документах.

Финансовые потери:

  1. административные штрафы по статье 13.25 КОАП РФ,
  2. потеря до 50% ФОТ из-за низкой эффективности использования рабочего времени.

Критичный

Максимальное количество факторов в организации работы с документами снижает эффективность деловой деятельности.

"Человеческий фактор" имеет определяющее воздействие на деловые операции.

Документооборот содержит критичные ошибки: дублирование документов, невозможность быстрого поиска документов, превышение допустимого времени на обработку документов, неэффективное использование рабочего времени, ошибки в документах.

Финансовые потери:

  1. административные штрафы по статье 13.25 КОАП РФ,
  2. потеря до 70% ФОТ из-за низкой эффективности использования рабочего времени.

Оценка эффективности действующей системы управления документами

  1. Есть центр компетенции по документообороту (служба делопроизводства или секретарь-делопроизводитель)
  2. Есть инструкция по делопроизводству
  3. Инструкция по делопроизводству актуализирована не более года назад
  4. Сотрудники знают содержание инструкции по делопроизводству и следуют ее требованиям
  5. Есть единый корпоративный стандарт подготовки основных видов документов (шаблоны документов)
  6. Есть регламенты взаимодействия подразделений в рамках отдельных процессов
  7. Ведется номенклатура дел
  8. Организовано хранение документов
  9. Ведется контроль исполнения документов/поручений
  10. Ведется учет рабочего времени сотрудников

Высокий

В организации построена система управления документами. Вероятность наступления организационных рисков минимальна.

Рекомендация

Можно приступать к автоматизации процессов «как есть». Требуется доработка нормативной базы с учетом использования СЭД.

Средний

В организации построена система управления документами, которая требует доработки, рационализации. Вероятность наступления организационных рисков умеренная.

Рекомендация

Автоматизация документооборота требует предварительной подготовки. Действующие процессы рекомендовано оптимизировать с использованием типовой методики.

Низкий

Система управления документами отсутствует. Максимальная вероятность наступления организационных рисков.

Рекомендация

Нельзя приступать к автоматизации без предварительной подготовки. Следует использовать типовые методики постановки документооборота с минимальными доработками, относящимися к отраслевой специфике. От действующих процессов рекомендовано отказаться.