Назад

Ульянцева С.Э. Организация работы с документами: системы документации и технология работы с ними (Управляем предприятием, 2013).

Ульянцева С.Э. Организация работы с документами: системы документации и технология работы с ними (Управляем предприятием, 2013).

Ульянцева С.Э., к.и.н., генеральный директор ООО «ДокМенеджмент Консалт»

Управляем предприятием, 2013

Организация работы с документами: системы документации и технология работы с ними

Деятельность учреждения, организации, предприятия характеризуется повторяемостью рабочих ситуаций и управленческих функций. Такие однотипные управленческие функции и виды деятельности должны документироваться по единым правилам. Объединение документов в системы документации и использование метода унификации документов повышает качество документов и сокращает время на их подготовку.

Системы документации

Часто учреждения, организации, предприятия используют неоправданное разнообразие видов документов, отражающих типовые операции. Если при организации работы с документами объединить их в системы документации, руководствуясь методом их унификации, то можно сократить до оптимального минимума количество используемых видов документов и привести к единообразию их формы, структуру и языковые конструкции. При этом, несомненно, повышается качество документов и сокращается время их подготовки.

Согласно ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», понятие «Системы документации» определяется как совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению. Понятие «Унифицированная система документации» – как система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. То есть, системы документации адаптируются под потребности и специфику данного предприятия.

Документы, отнесенные к одной системе документации, имеют общие правила работы с ними – подготовки, согласования, утверждения, регистрации, исполнения. Общие правила работы с документами, входящими в одну систему документации, обусловлены типовыми управленческими функциями. Объединение документов в системы документации сокращает количество локальных нормативных актов, регламентирующих работу с документами.

Виды систем документации

В практике делопроизводства традиционно сложились системы документации:

­  организационно-правовая,

­  организационно-распорядительная,

­  организационная,

­  договорная,

­  информационно-справочная,

­  планово-отчетная,

­  финансовая,

­  бухгалтерская,

­  кадровая.

Перечисленные системы документации используются практически во всех организациях. Однако это не полный перечень, поскольку здесь не учтена отраслевая специфика, которая отражается, в первую очередь, в системе производственной документации, включающей проектные, технические и конструкторские документы.

Организационно-правовая документация

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации. На основании этих документов осуществляется деятельность организации в целом, отдельных подразделений и каждого отдельно взятого работника. Организационно-правовые документы взаимосвязаны информацией, содержащейся в них: организационной структурой предприятия, перечнями видов деятельности, должностей, сфер ответственности.

Виды организационно-правовых документов:

­  устав;

­  учредительный договор;

­  структура и штатная численность;

­  штатное расписание;

­  положение об организации;

­  положение о подразделении;

­  должностная инструкция.

Организационно-распорядительная документация

Организационно-распорядительные документы издаются уполномоченным лицом для инициации, утверждения или квалификации какого-либо события (факта, действия) текущей деятельности организации и (или) предписания отдельным лицам или подразделениям совершить определенные действия. Помимо общей цели (предписание) организационно-распорядительные документы объединены общей содержательной структурой документа, а также общим алгоритмом их подготовки, согласования, утверждения и условиями их последующего хранения.

Виды организационно-распорядительных документов:

­  приказ;

­  решение;

­  распоряжение.

Организационная документация

Организационные документы – это локальные нормативные акты, в которых описываются процессы деятельности организации, закрепляется функциональное распределение зон ответственности за подразделениями и отдельными работниками при выполнении отдельных операций, а также содержатся требования к взаимодействию подразделений при последовательном выполнении операций.

Организационные документы объединены общей содержательной структурой, едиными требованиями к их подготовке, согласованию, утверждению и хранению. Совокупность регламентных документов представляет собой регламентную базу организации. Регламентные документы не должны пересекаться по содержащейся в них информации и противоречить друг другу. Регламентные документы классифицируются по нескольким уровням, в которых документы одного уровня являются дополнением к документам другого уровня. Так выстраиваются цепочки регламентирующих документов.

Договорная документация

Договорная документация регулирует хозяйственные и иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности. Договорная документация объединяется общим подходом к подготовке и дальнейшему сопровождению, учету и хранению этих документов. Договорные документы взаимосвязаны как условиями взаимоотношений, так и выполнением обязательств по этим условиям всеми сторонами договора, поэтому договорная документация содержит цепочки документов, включая закрывающие бухгалтерские закрывающие документы: «договор – дополнительное соглашение к договору – акты, накладные, счета-фактуры».

К договорной документации относятся:

­  типовая форма договора,

­  договор, заключенный организацией,

­  дополнительное соглашение к договору, заключенному организацией,

­  спецификация.

Информационно-справочная документация

Информационно-справочные документы имеют вспомогательную функцию по отношению к другим документам и предназначены для передачи сведений от одного адресата другому или фиксации информационных данных. Информационно-справочные документы объединены назначением (вспомогательной функцией) и общим подходом к регистрации: они не регистрируются централизованно, отдельные документы могут вообще не регистрироваться, в остальных случаях их регистрируют авторы документов. Виды информационно-справочных документов:

­  служебная записка,

­  докладная записка,

­  заявка,

­  запрос,

­  информационное письмо,

­  сопроводительное письмо,

­  справка,

­  сводка,

­  список,

­  перечень.

Планово-отчетная документация

Планово-отчетная документация обеспечивает планирование деятельности организации, что позволяет ставить цели и рассчитывать ресурсы для развития и распределения по целям и задачам. Все планово-отчетные документы составляются на определенный период и включают различные зарегистрированные данные. Отклонение от плановых показателей может быть вызвано низкой исполнительской дисциплиной, текущей конъюнктурой рынка и неверным планированием.

Виды планово-отчетной документации:

­  стратегия;

­  программа;

­  план работы;

­  бизнес-план;

­  отчет.

Финансово-бухгалтерская документация

Финансово-бухгалтерские документы подразделяются на первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетную бухгалтерскую (финансовую) документацию. Решением Верховного Суда РФ от 15.02.2018 N АКПИ18-94) к финансово-бухгалтерским документам отнесены сведения об источниках формирования денежных средств и иного имущества, порядке расходования денежных средств, а именно: план счетов бухгалтерского учета, учетная политика для целей бухгалтерского учета и налогообложения; утвержденные сметы доходов и расходов, финансовый план; оборотно-сальдовые ведомости по счетам организации; карточки (анализ) счетов главной книги.

Таким образом, бухгалтерская (финансовая) отчетность содержит информацию о финансовом положении организации на отчетную дату, финансовом результате ее деятельности и движении денежных средств за отчетный период. Эти документы являются письменным доказательством действительного осуществления хозяйственной операции и права на ее совершение. Финансово-бухгалтерские документы объединены едиными принципами и правилами ведения бухгалтерского учета, которые установлены Федеральным законом Российской Федерации от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Право подписи финансовых документов принадлежит руководителю организации и/или главному бухгалтеру (ст. 53 ГК РФ, п. 4 ст. 32, ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах», ч. 8 ст. 13 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 6 ст. 169 НК РФ).

Организация вправе делегировать право подписи финансового документа иному лицу, уполномоченному подписывать такой документ за руководителя организации и/или главного бухгалтера, уполномочив его на такие действия доверенностью, выданной от имени организации.

Кадровая документация

Кадровые документы служат основой для оформления и закрепления трудовых отношений. В кадровых документах фиксируется информация о наличии и движении персонала, в результате чего все кадровые процедуры (прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение) приобретают документальное оформление. Кадровые документы отражают все направления деятельности кадровой службы организации.

Кадровые документы довольно специфичны и наиболее формализованы: состав кадровой документации установлен рядом законодательных актов и государственных нормативных документов (Конституция Российской Федерации, Трудовой кодекс Российской Федерации и др.)

Кадровая документация в свою очередь систематизируется следующим образом:

­  плановые кадровые документы;

­  документы, подтверждающие трудовые правоотношения;

­  нормативные кадровые документы;

­  документы по оценке трудовой деятельности;

­  учетные кадровые документы;

­  отчетно-статистические кадровые документы;

­  финансово-бухгалтерские кадровые документы;

­  документы по социальному обеспечению;

­  личные документы работников.

Технология работы с системами документации

Отнесение различных видов документов к системам документации – важный подготовительный этап при построении процессов делопроизводства и документооборота. Цель этой работы:

­  привести документы организации к единому стандарту разработки и оформления;

­  сократить количество видов документов, используемых в организации;

­  выявить типовые операции обработки документов и автоматизировать их;

­  организовать оптимальное хранение документов различных видов;

­  настроить права доступа к документам различных видов.

Организация работы с различными системами документации основана на методах унификации, которая включает приведение множества видов документов к оптимальному минимуму (унификация видов документов) и установление типовой композиции текстов документов (унификация структуры текстов).

Унификация – это наиболее эффективный метод устранения неоправданного многообразия документных форм и сокращения избыточной информации в документах. Унифицированные документы не требуют особого напряжения при восприятии, облегчают и ускоряют работу как автора, так и исполнителя документа.

Для того чтобы правильно отнести все используемые виды документов к системам документации необходимо провести следующую работу:

  1. Определить состав документов, используемых в организации.
  2. Унифицировать виды документов (сократить их количество).
  3. Унифицировать тексты документов (разработать шаблоны документов).
  4. Объединить унифицированные документы в системы документации.

1. Определение состава документов, используемых в организации

В ходе аудита делопроизводственных процессов необходимо выявить все виды документов, которые циркулируют в организации. Для этого можно провести анкетирование всех подразделений компании и выяснить, для каких задач и целей они используют те или иные виды документов. Скорее всего, результат будет предсказуемым: при решении сходных задач сотрудники разных подразделений используют различные виды документов, создавая тем самым избыточность используемых видов.

2. Унификация видов документов

Задача, которая стоит на этапе подготовки к автоматизации – сократить количество используемых видов документов, привести используемые документы к единообразию. Для этого следует определить круг вопросов и процессов, подлежащих документированию (эти сведения были получены в ходе анкетирования) и сформировать оптимальный состав документов.

3. Унификация текстов документов

На этом этапе должен быть выработан стандарт подготовки различных видов документов, включающий как обязательный набор реквизитов, так и обязательную структуру текста.

В основе унификации текстов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация составляет существо управленческой ситуации и действия, является общей темой документа. Переменная информация дополняет и конкретизирует основную тему.

Унификация текстов проводится поэтапно. Унифицируются структуры текстов и языковые средства выражения, и для унифицированных текстов разрабатываются трафареты, анкеты, таблицы.

Работа по унификации текстов документов завершается подготовкой шаблонов для всех видов документов, которые предполагается использовать в дальнейшей деятельности организации.


4. Объединение унифицированных документов в системы документации

Все документы, которые решено использовать для документирования деятельности организации, следует объединить в системы документации по тем признакам, которые указаны в соответствующих нормативных документах. В дальнейшем такая систематизация документов используется при организации электронного хранения документов, настройках доступа к документам, настройках базовых и комплексных процессов для обработки различных видов документов.



Возврат к списку