Ульянцева С.Э. Место и роль методолога по управлению документами в современной организации

Место и роль методолога по управлению документами в современной организации

Перед современными предприятиями и организациями стоит задача построения комплексных корпоративных документных систем, частью которых являются системы электронного документооборота. Комплексные документные системы объединяют документы всех направлений деятельности организации: управленческой, кадровой, финансовой, бухгалтерской, правовой, производственной и др. От специалистов по управлению документами требуется знание и понимание целостной функциональной архитектуры комплексных информационных систем. Действующий Федеральный государственный образовательный стандарт высшего образования по направлению подготовки 46.03.02 Документоведение и архивоведение ограничивает объекты профессиональной деятельности блоком управленческой документации и сопровождением административно-хозяйственной деятельности по обеспечению работы организации Такое сужение предметной сферы негативно влияет на конкурентоспособность специалистов-документоведов на рынке труда. При решении задачи построения комплексных корпоративных документных систем на первое место выходят методологи по управлению документами и бизнес-аналитики.

Понятие комплексных корпоративных документных систем

Комплексные корпоративные документные системы управляют документами, создающимися в результате осуществления всех видов деловой деятельности организации, в которых они используются.

Комплексные документные системы обеспечивают:

1. единую информационную среду для всех сотрудников;
2. непрерывность управленческих, производственных процессов.

Внедрение комплексных корпоративных документных систем требует определения интеграционных параметров взаимодействия различных информационных систем, как единого информационного пространства.

Главными компонентами интегрированной информационной среды являются:

• система управления предприятием (ERP);
• система управления документами, деловыми процессами и совместной работой сотрудников (ECM);
• система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM);
• система управления персоналом;
• система управления проектами;
• системы управления предметными областями.

Роль документоведа и методолога по управлению документами в проектировании комплексных корпоративных документных систем

Появление специалистов-методологов (нередко название должности методолога синонимично должности бизнес-аналитика) можно объяснить тем, что за последние два десятилетия определилась потребность в специалистах, которые решают задачи на стыке нескольких направлений профессиональной деятельности. Основная функция методологов – построение и регулирование бизнес-процессов в организации путем создания регламентирующих документов и объединения их в единую регламентную базу. Подчеркнем, всех бизнес- процессов организации, а не только документных. Методологи выполняют важную роль при проектировании комплексных корпоративных документных систем, поскольку владеют полной и достоверной информацией о процессах в организации, а также выступают связующим звеном между функциональными заказчиками, функциональными экспертами и техническими специалистами, отвечающими за реализацию задачи построения комплексных корпоративных документных систем на базе выбранной информационной платформы.

Специальность «методолог» пока не подкреплена профессиональным стандартом. Однако анализ крупнейшей в мире базы данных HeadHunter по поиску работы и сотрудников (по данным рейтинга Similarweb) показал следующую структуру спроса на позиции «документовед», «бизнес-аналитик» и «методолог»[1]:

• «документовед» – 1 417 вакансий;
• «бизнес-аналитик» и «методолог» – 10 506 вакансий (в описании вакансий часто указаны как название одной позиции, поэтому количество вакансий по этим специальностям суммировано).

Профессия бизнес-аналитика и методолога очень востребована на российском рынке труда.

Основные профессиональные задачи, решаемые при проектировании комплексных корпоративных документных систем, а также направления подготовки, которые их включают, приведены в таблице.

Направление подготовки 46.03.02 Документоведение и архивоведение включает незначительную часть профессиональных задач проектирования комплексных корпоративных документных систем. Поэтому документоведы выступают в таких проектах лишь в роли функциональных экспертов, наряду с юристами, финансистами, бухгалтерами, специалистами отдела кадров, менеджерами по персоналу, маркетологами и специалистами по основному направлению деятельности организации.

В основном рассмотренные в примере направления профессиональной деятельности включены в программы подготовки специальностей 38.03.02 Менеджмент и 38.03.05 Бизнес-информатика. Необходимо также отметить, что в указанные программы подготовки включают дисциплину «Документационное обеспечение управления», тем самым закрывая потребность владения предметной сферой управления документами.

Итак, проектирование комплексных корпоративных документных систем – задача сложная, концептуальная, требующая участия квалифицированных специалистов разных предметных областей.

Разработка типовых методик автоматизации различных предметных сфер становится важной задачей для поставщиков программных продуктов.

Типовые методики автоматизации документных процессов и построения систем управления документами

Фирма «ДокМенджмент Консалт» традиционно уделяет внимание развитию методологии управления документами.

Типовые методики направлены на достижение максимального эффекта от автоматизации путем правильной организации документных процессов и следования логике выбранной клиентом информационной системы, то есть оптимальному использованию ее типовых функциональных возможностей.

Методики содержат требования к оформлению результатов каждого этапа методического проекта. Конечный результат применения методик – введение в действие на предприятии единых принципов организации документооборота и единых правил делопроизводства – стандартов подготовки и оформления документов.

Рациональная организация документооборота требует комплексного подхода и внимания к деталям, поэтому методика содержит четкие алгоритмы проведения работ и критерии оценки их успешности.

Обследование документооборота направлено на диагностику готовности предприятия к внедрению системы электронного документооборота и включает:

• описание и оценку состояния действующих процессов документооборота организации;
• рекомендации по совершенствованию процедур работы с документами.

Результат обследования фиксируется в отчетной форме «Аналитическая записка о состоянии документооборота».

Проектирование целевой модели документооборота.На основе полученных рекомендаций и предложений проектируется целевая модель документооборота.

Результат проектирования – функциональные требования к информационной системе, которые включают:

• рекомендуемый перечень документов, подлежащих автоматизации;
• перечень связанных с документами сквозных маршрутов обработки;
• требования к каждому виду автоматизируемого документа;
• описание системы контроля исполнения документов и предложения по повышению исполнительской дисциплины;
• описание системы хранения бумажных и электронных документов.

Правильно выстроенная целевая модель документооборота обеспечивает стабильность функционирования предприятия и устойчивость к изменениям.

При этом требования к участникам документных процессов могут снижаться благодаря формализации процедур (процесс описан и регламентирован), использованию шаблонов при создании документов, обработки документов по заранее настроенным маршрутам.

Заменяемость сотрудников и снижение требований к персоналу – значимый показатель для кадровых служб предприятий.

Регламентация документооборота. На этом этапе составляются локальные нормативные акты (инструкции, регламенты, положения, порядки, стандарты, технологический карты операций). В итоге формируется пакет документов, цель применения которого:

• распределить ответственность по направлениям деятельности;
• обеспечить согласованность принимаемых решений;
• обеспечить правовое поле для использования новой информационной системы;
• зафиксировать корпоративные процедуры и стандарты их выполнения.

Регламентация документных процессов – это самостоятельный вид деятельности, который требует высокой компетенции в области нормативной методологии.

Для того чтобы локальные нормативные акты были всегда актуальные и не противоречили друг другу, разработка таких документов должна носить системный характер, поэтому нормативная методология также нуждается в регламентации, как и любое другое направление деятельности. Методика фирмы «ДокМенеджмент Консалт» содержит требования к регламентации служебной деятельности, типовые формы и порядок разработки регламентирующих документов.

Создание центра компетенций по документообороту. На этом этапе выполняются работы по оргпроектированию:

• расчет оптимальной численности службы делопроизводства;
• построение организационной структуры;
• регламентация работы службы;
• передача службе опыта и знаний, накопленных в ходе методического проекта.

В целях создания центра компетенций по документообороту предприятию может быть рекомендовано выделение отдельных сотрудников, либо отдельных подразделений, ответственных за правильное ведение документооборота и методическое сопровождение системы электронного документооборота.

Курсы повышения квалификации

Для освоения готовых методик фирма «ДокМенеджмент Консалт» разработала ряд курсов по методологии управления документами, направленных на повышение квалификации документоведов-организаторов документационного обеспечения управления, помощников руководителей, секретарей, делопроизводителей, консультантов и аналитиков в области автоматизации документооборота, специалистов-управленцев, перед которыми стоит задача автоматизации документооборота, а также преподавателей профильных дисциплин средних специальных и высших учебных заведений.

Приобретенные знания и практические навыки позволяют слушателям освоить профессию методолога по управлению документами, уверенно участвовать в проектах автоматизации, продвигаться по карьерной лестнице.

Программа курсов разработана в соответствии со стандартом Федерального государственного образовательного стандарта высшего образования по направлению подготовки бакалавриата 46.03.02 «Документоведение и архивоведение» и дополнена темами, необходимыми для приобретения знаний и компетенций для решений задач, связанных с проектированием комплексных корпоративных документных систем.

Список литературы и источников

• Ульянцева С.Э. 1С:Документооборот 8 КОРП. Комплект нормативных документов. Методика управления документами, 4-я редакция. М.: ООО «1С-Паблишинг», ISBN 978-5-9677-2825-9, 2018.-370 с.
• Ульянцева С.Э. 1С:Документооборот 8 ПРОФ. Комплект нормативных документов. Методика управления документами, 3-я редакция. М.: ООО «1С-Паблишинг», ISBN 978-5-9677-2824-2, 2018.-252 с.
• Ульянцева С.Э. Управление документами: быстро, эффективно, своими силами. М.: ООО «1С-Паблишинг», 2015. -148 с.
• https://v8.1c.ru/doc8/lessons/index.htm

[1]Анализ базы данных HeadHunter произведен по запросу вакансий для всей России.