Назад

Ульянцева С.Э. Классификация – очень сложно или можно этому научиться?

Ульянцева С.Э. Классификация – очень сложно или можно этому научиться?

Ульянцева С.Э., к.и.н., генеральный директор ООО «ДокМенеджмент Консалт»

КЛАССИФИКАЦИЯ – ОЧЕНЬ СЛОЖНО ИЛИ ЭТОМУ МОЖНО НАУЧИТЬСЯ?

Системы электронного документооборота накапливают большое количество документов, т.е. информации о деловой деятельности организации. Ориентироваться в таком массиве документированной информации очень сложно, если не выстроена четкая система классификации документов, к примеру, по системам документации. Такая классификация должна лечь в основу организации папок хранения документов в информационной системе. Ответ на вопрос, как правильно построить работающую классификацию, вы найдете в этой статье.

В рассказе-эссе «Аналитический язык Джона Уилкинса»[1] известный аргентинский писатель Хорхе Луи Борхес поднимает проблему классификации мира и рассуждает об универсальном языке, созданном в XVII веке английским философом Джоном Уилкинсом с целью организовать, упорядочить все человеческие мысли.

Уилкинс разделил все в мире на сорок категорий, или «родов», которые затем делились на «дифференции», а те в свою очередь на «виды». Например, к восьмой из сорока категорий всех понятий мира Уилкинс относит металлы и делит их на несовершенные (киноварь, ртуть), искусственные (бронза, латунь), отделяющиеся (опилки, ржавчина) и естественные (золото, олово, медь).

Созданные Уилкинсом определения значимых понятий Борхес называет «двусмысленными, приблизительными и неудачными». Они «напоминают классификацию, которую доктор Франц Кун приписывает одной китайской энциклопедии под названием «Небесная империя благодетельных знаний». На ее древних страницах написано, что животные делятся на

а) принадлежащих Императору,

б) набальзамированных,

в) прирученных,

г) сосунков,

д) сирен,

е) сказочных,

ж) отдельных собак,

з) включенных в эту классификацию,

и) бегающих как сумасшедшие,

к) бесчисленных,

л) нарисованных тончайшей кистью из верблюжьей шерсти,

м) прочих,

н) разбивших цветочную вазу,

о) похожих издали на мух».

Яркие примеры, приведенные Борхесом, и сами его рассуждения показывают, что вопрос классификации понятий занимал мыслителей, ученых, философов во все времена. Но ни мыслителям древнего Китая, ни философам средневековой Англии не удалось предложить универсальный метод, позволяющий создавать стройные, ясные и непротиворечивые классификации.

Современные методы классификации основываются на логических законах, которые впервые были сформулированы древнегреческими философами.

Поскольку классификация является частным случаем деления, мы рассмотрим деление как одну из логических операций более подробно.

С операцией деления мы сталкиваемся едва ли не каждый день в своей повседневной жизни и профессиональной деятельности. Простой пример: для того, чтобы помочь нам быстро сориентироваться в книжном магазине, все полки разделены на тематические разделы: художественная литература, общественные науки, естественные науки, математика, прикладные науки, медицина, дом и быт, филология, искусство, книги для детей. Это, конечно, классификация верхнего уровня – в магазине каждый этот раздел содержит в себе еще ряд групп. Иначе на поиск одной и 200 000 представленных в магазине книг у покупателя ушел бы не один день!

Деление – это операция распределения на группы тех предметов, которые есть в исходном имени.

Для лучшего понимания этого определения раскроем понятие «имя». Имя – это единичный предмет или множество предметов (класс). К примеру, «документ» – единичное имя отдельного предмета, а «управленческая документация» – общее имя для множества (класса) определенного вида документов. Имя выступает в операции деления в качестве делимого понятия и имеет содержание и объем.

Содержание имени – это совокупность тех свойств, которые присущи всем предметам, обозначаемым данным именем (содержание имени «документ» составляют свойства «быть информацией, зафиксированной на материальном носителе» и «иметь реквизиты, позволяющими ее идентифицировать»).

Объем имени – это совокупность или класс тех предметов, которые обладают признаками, входящими в содержание имени (объем имени «документ» включает совокупность всех видов документов). Каждая операция деления раскрывает полный объем того или иного имени. Группы, которые входят в объем исходного имени, называются членами деления. Так, по носителю информации документы подразделяются на: кинодокументы, фотодокументы, фонодокументы, бумажные документы, документы на машинном носителе.

Прежде чем приступить к операции деления нужно выявить один единственный признак или основание деления, по которому будет проводиться логическая операция. Какие еще признаки могут быть выбраны для деления имени «документ»? Помимо носителя информации документы можно поделить по признаку подлинности: подлинные и копийные, по происхождению: личные и официальные, по срокам хранения: документы постоянного и временного хранения.

Таким образом, в каждой операции деления участвуют:

§ делимое понятие (исходное имя),

§ основание деления (признак),

§ члены деления (группы, которые входят в исходное имя).

ПРАВИЛА ЛОГИЧЕСКОГО ДЕЛЕНИЯ

1. Деление должно вестись только по одному основанию

Выбранный в начале деления признак не должен быть подменен другим. Примеры ошибочного деления:

деление документов на личные, официальные и подлинные.

                                                признак происхождения признак подлинности

2. Деление должно быть соразмерным, или исчерпывающим, т.е. сумма объемов членов деления должна равняться объему делимого понятия

Это требование исключает пропуск отдельных членов деления. Например, при делении документов по видам носителей информации, нельзя пропустить ни один из видов. В этом случае объем имени не будет раскрыт полностью.

Правило соразмерности важно помнить при составлении списков и перечней: любое перечисление должно в полной мере раскрывать объем исходного имени (заголовка перечня/списка):

исходное имя

§ х

§ y

§ z

где,

x+y+z=исходное имя

Так, если в организации в качестве организационно-распорядительных документов используются приказы, решения, распоряжения и постановления, то при перечислении организационно-распорядительных документов должны быть упомянуты все эти четыре вида распорядительных документов. Если же автору списка не нужно перечислять все члены деления исходного имени, то это означает, что исходное имя задано изначально неверно и его надо его объем надо сократить, например, если требуется сказать только о приказах и распоряжениях, то в качестве признака будет задано «организационно-распорядительные документы, применяемые в коммерческих организациях». В этом случае документ «постановление» не будет включен в список распорядительных документов.

3. Члены деления должны взаимно исключать друг друга

Каждый отдельный предмет должен находиться в объеме только одного видового понятия и не входить в объемы других видовых понятий.

Например, деление документов на: письменные, машинописные и рукописные является неправомерным, поскольку машинописные и рукописные документы являются видами письменных, то есть входят в объем этого понятия. Соответственно этот набор членов деления не исключает друг друга.

4. Деление должно быть непрерывным

Это правило требует не делать скачков в делении, переходить от исходного понятия к однопорядковым видам, но не к подвидам одного из таких видов

Так, неправомерно деление документов на: текстовые, письменные, рукописные и машинописные, потому что эти документы находятся в соподчиненности друг к другу:

 

Текстовой документ (документ, содержащий речевую информацию)

§    Письменный документ (текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма)

§    рукописный документ (письменный документ, написанный от руки)

§    машинописный документ (письменный документ, созданный с использованием технических средств).

От логической операции деления понятия нужно отличать расчленение предмета на составные части. В примере с документом такими частями выступит его реквизитный состав, то есть в данном случае мы не выявляем объем понятия «документ», а делим (расчленяем) сам документ на составные части.

 

ВИДЫ ЛОГИЧЕСКОГО ДЕЛЕНИЯ

1. Дихотомия

Дихотомия является частным случаем деления (буквально: деление пополам). Так, все документы можно поделить на черновые (отражающие редакторскую правку) и беловые (текст документа не содержит правок). Из примера ясно, что при дихотомическом делении с одной стороны будут предметы, имеющие какой-то признак (в данном случае редакторскую правку), а с другой стороны – предметы, не имеющие данного признака.

2. Классификация

Классификация представляет собой многоступенчатое, разветвленное деление, в результате которого формируется сложная система соподчиненных имен. Построить ясную непротиворечивую классификацию можно только строго следуя перечисленным ранее правилам логического деления.

Нельзя приуменьшить значение практического использования классификаций в работе с документами. Одним из важнейших направлений оптимизации работы с документами является их унификация, то есть приведение к единообразию и сокращение количества используемых видов документов. Для этого необходимо классифицировать все используемые в организации документы по системам документации.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет понятие «Системы документации» как совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Документы, отнесенные к одной системе документации, имеют общие правила работы с ними – подготовки, согласования, утверждения, регистрации, исполнения.

В результате объединения документов в системы документации упорядочивается работа с документами, количество видов документов сокращается, а вошедшие в классификацию документы объединяются общими правилами работы с ними.

Классификация документов организации может выглядеть так:

Организационно-правовые документы:[2]

­    устав,

­    положение об организации,

­    положение о подразделении,

­    положение об органе управления,

­    должностная инструкция работника,

­    правила внутреннего трудового распорядка.

Организационные документы (локально-нормативные акты):[3]

­    документы верхнего уровня (концептуальные):

o    политика,

o    стратегия,

­    документы операционные:

o    положение об объекте деятельности,

o    правила,

o    порядок,

o    регламент,

o    инструкция,

­    документы технологические:

o    методика,

o    стандарт,

o    технологическая карта операции.

Документация органов управления:[4]

­    протоколы высшего органа управления / коллегиальных / исполнительных органов управления,

­    решение коллегиального органа управления;

­    повестки дня,

­    пояснительные записки к заседаниям органов управления,

­    бюллетени для голосования,

­    уведомления о заседаниях органов управления,

­    уведомления о проведении внеочередных заседаний органов управления,

­    требования о созыве заседаний органов управления.

Распорядительные документы:[5]

­    приказ по основной деятельности,

­    распоряжение по основной деятельности.

Договорная документация:[6]

­    договор,

­    соглашение (о конфиденциальности, лицензионное, инвестиционное и пр.),

На основе этой классификации может быть организовано хранение документов в системе электронного документооборота.

Такая организация внутренних документов значительно облегчает поиск и размещение информации в системе. Правильная классификация исключает дублирование информации и включение документов со схожими признаками в разные разделы списка.

Итак, для создания классификации надо:

1. Понимать, что любая классификация есть результат логической операции деления.

2. Уметь выделять в каждой операции деления делимое понятие (исходное имя), основание деления (признак) и члены деления (группы, которые входят в исходное имя).

3. Знать и соблюдать четыре правила логического деления

При подготовке статьи использованы материалы книги Ивина А.А. «Логика для журналистов». М.: Аспект Пресс, 2002.




[1] Х.Л.Борхес. Аналитический язык Джона Уилкинса. //Новые расследования ("Otras inquisiciones") – 1952.


[2] Состав документов определен Гражданским кодексом Российской Федерации, ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" от 08.08.2001 N 129-ФЗ, другими федеральными законами, регулирующими деятельность предприятий различных организационно-правовых форм.


[3] Приказ Росархива от 11.04.2018 N 44 "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях" (Зарегистрировано в Минюсте России 17.08.2018 N 51922).


[4] Состав документов определен Гражданским кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, регулирующими деятельность предприятий различных организационно-правовых форм.


[5] Состав документов определен "ОК 011-93. Общероссийским классификатором управленческой документации" (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299), "ГОСТом Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", Методическими рекомендациями по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (разработаны ВНИИДАД).


[6] Состав документов определен Гражданским кодексом Российской Федерации.



Возврат к списку