Скрипко Е.А. Решение управленческих задач образовательного учреждения с помощью прикладного решения "1С:Документооборот 8"

Решение управленческих задач образовательного учреждения с помощью прикладного решения "1С:Документооборот 8"

Using 1C:Document Management 8 to solve administrative tasks in an educational institution

Аннотация

Информационно-образовательная среда учебного заведения состоит из нескольких информационных систем. Программа "1С:Документооборот 8" станет связующим звеном между ними. Однако внедрение систем электронного документооборота требует методической проработки. Фирма "1С" является разработчиком и владельцем методологии управления документами для подготовки учреждения к внедрению систем управления документами в соответствии с требованиями российского законодательства и лучшими корпоративными практиками.

Abstract

The information environment of an educational institution consists of multiple information systems. 1C:Document Management can act as an interface between these systems. However implementation of electronic document management systems requires methodological research of records management. 1C is a developer and proprietor of the records management methodology for preparing an educational institution for implementation of document management systems in compliance with the requirements of Russian legislation and best corporate practices.

Ключевые слова: управление документами, документооборот, учебные заведения, "1С:Документооборот 8", "1С:Университет", документные процессы, методология, "1С:Методология управления документами", учебные курсы.

Keywords: records management, document flow, educational institutions, 1C:Document Management, 1C:University, document processes, methodology, 1С:Records management methodology, training courses.

Создание информационно-образовательной среды (далее – ИОС) в учебных заведениях – одна из основных задач, стоящих перед администрацией (руководством). Важной частью этой среды является организация управления документами и процессами.

Задачи, возникающие при создании ИОС, требуют решения применением не только средств информационных технологий, но и действующих методик управления документами.

Учебные заведения – это отдельная категория учреждений, характеризующихся сложной организационной структурой управления, большим объемом документооборота, который сопровождает учебную деятельность. Управленческие функции учебных заведений могут обслуживать разные информационные системы. Зачастую процессы работы с документами содержат типичные критические ошибки:

• дублирование документов;
• невозможность быстрого поиска;
• многократный ввод данных;
• поиск информации в разных системах;
• противоречивые данные от разных подразделений в разных информационных системах.

Автоматизация повседневной деятельности учебного заведения предполагает использование множества специализированных программ (электронная библиотечная система, система управления учебным процессом, система управления персоналом, портальные решение, сайты). При правильной организации документных процессов "1С:Документооборот 8" станет связующим звеном между всеми информационными системами, внедренными в учебном заведении.

Рассмотрим возможности такой интеграции на примере выдачи справки студенту.

В первую очередь следует разработать типовую форму заявки на выдачу справки, которую будет создавать студент в своем личном кабинете. Из личного кабинета справка автоматически поступает в "1С:Документооборот 8" для оформления. В зависимости от вида справки и требуемой в ней информации справки могут обрабатываться в разных структурных подразделениях. Следует настроить автоматизированный маршрут для направления различных справок в соответствующие структурные подразделения. Например, заявка на выдачу справки о подтверждении статуса студента направляется в студенческий отдел кадров, а заявка на выдачу справки о получении стипендии – в бухгалтерию.

Справка также создается по типовой форме с возможностью автозаполнения текста и реквизитов из учетной карточки документа.

Для составления справки необходимо получить информацию из личного дела, хранящегося, например, в программе "1С:Университет" как центральной системе управления учебным процессом. Система проверяет, является ли заявитель студентом на текущую дату, сверяет реквизиты заявки со справочником "Физические лица". В случае успешной проверки система предоставляет другие данные о студенте: ФИО, факультет, форма обучения, направление подготовки бакалавриата/магистратуры/специалитета, курс и др. В случае отрицательной проверки указывает, что заявитель не является студентом.

После того как справка сформирована, она регистрируется в информационной системе, распечатывается и передается на подписание уполномоченному лицу.

Информация о готовности справки направляется в личный кабинет студента.

"1С:Документооборот 8" помогает контролировать исполнительскую дисциплину и сроки выдачи справок, а также вести учет уже выданных справок с помощью соответствующих отчетов.

Бесшовная интеграция позволяет всем участникам процесса работать в привычных системах, получая информацию в срок.

В результате автоматизации процесса: сокращаются сроки выдачи справок, сокращаются ошибки при оформлении справок, ведется контроль срока выдачи справки, ведется учет выданных справок.

Однако для организации цикличного, ритмичного и прямоточного документооборота в ИОС в первую очередь следует провести диагностику документных процессов образовательного учреждения, выявив возможные операционные риски. Качество подготовительных работ напрямую влияет на отдачу от информационной системы в будущем.

Исследование, проведенное методологами в управлении документами фирмы "1С" в 2016 г., показало, что 74% обследованных российских предприятий имеют высокий и критичный уровень риска для документных процессов. Такие показатели говорят о том, что действующие документные процессы снижают эффективность деловой деятельности учреждения, а также о неготовности учреждения к автоматизации документных процессов по модели "как есть".

В совокупности ошибки в организации документных процессов приводят к нарушению необходимых свойств и качеств документов, в результате чего документы перестают соответствовать тем функциям, ради которых они были созданы.

В базе данных "1С:Методология управления документами" (далее – Методика) учтены все требования российского законодательства в сфере документационного обеспечения управления, а также все функциональные возможности программы "1С:Документооборот".

Методика предусматривает четыре последовательных этапа подготовительных работ:

1. обследование документооборота учреждения;
2. формирование целевой модели документооборота;
3. создание центра компетенций по делопроизводству;
4. регламентация документных процессов.

Обследование документооборота направлено на диагностику документных процессов учреждения и включает рекомендации по оптимизации процедур работы с документами для подготовки к эффективному внедрению системы электронного документооборота (далее – СЭД).

Целевая модель документооборота представляет собой описание документных процессов в разрезе работ с документами разных документопотоков (входящих, исходящих, внутренних), контроля исполнительской дисциплины и хранения бумажных и электронных документов. Правильно выстроенная целевая модель документооборота обеспечивает стабильность функционирования учреждения и устойчивость к изменениям.

Создание центра компетенций предполагает наделение современной службы делопроизводства бóльшим количеством функций, чем традиционная канцелярия. Именно это подразделение должно развивать методологию управления документами, формировать корпоративные стандарты работы с документами и контролировать их соблюдение.

Регламентация документных процессов – это самостоятельный вид деятельности, который требует высокой компетенции в области нормативной методологии. Задача этапа – построение и регулирование документных процессов путем создания регламентирующих документов, организованных в единую документную систему – регламентную базу.

Еще один помощник в подготовке к внедрению электронного документооборота – это учебные курсы "Подготовка к автоматизации документооборота" и "Методология управления документами", которые проводятся в учебном центре фирмы "1С". На курсах преподаются теоретические основы управления документами и методика проведения подготовительных работ для успешного построения системы управления документами. Их ценность заключается в том, что за короткий период слушатели полностью погружаются в предметную сферу и им обеспечивается уровень знаний, достаточный для участия в проектах внедрения СЭД.

Методические продукты решают проблему низкого уровня постановки делопроизводства и дефицита профильных кадров, поскольку содержат уже готовую технологию организации и ведения делопроизводства, используя которую можно самостоятельно привести процессы работы с документами к необходимому качественному уровню.

Подробная информация об учебных курсах и методических продуктах находится по ссылке: https://doconsult.1c.ru

Литература:

• Волканин Л.С., Илюхин И.И., Хачай А.Ю. "1С:Документооборот" для автоматизации процессов повседневной деятельности военно-учебного заведения // Вестник военного образования. 2018. №6 (15) С. 40-46.
• Ульянцева С.Э. Использование методических продуктов фирмы "1С" в учебном процессе образовательных учреждений // Сборник научных трудов Четырнадцатой Международной научно-практической конференции. "Новые информационные технологии в образовании: применение технологий "1С" для повышения эффективности деятельности организаций образования". М.: ООО"1С-Паблишинг", 2014. С. 159-161.
• Ульянцева С.Э. "1С:Документооборот 8 КОРП". Комплект нормативных документов (редакция 4). Методика управления документами практическое пособие. – М.: 1С-Паблишинг, 2018. – 1370 с.: с ил.
• Ульянцева С.Э. "1С:Документооборот 8 ПРОФ". Комплект нормативных документов (редакция 3). Методика управления документами. Практическое пособие. М.: ООО"1С-Паблишинг", 2018.
• Ульянцева С.Э. Методология постановки документооборота как значимая часть автоматизации // Сборник материалов III-ей международной научно-практической конференции "Управление документацией: прошлое, настоящее, будущее", посвященной памяти профессора Т.В. Кузнецовой. Сост. А.Ю. Конькова, Ю.М. Кукарина. М.: ООО "ТЕРМИКА.РУ", 2017.