Скрипко Е.А. Как изменить документные процессы компании перед внедрением СЭД: методика в действии

КАК ИЗМЕНИТЬ ДОКУМЕНТНЫЕ ПРОЦЕССЫ КОМПАНИИ ПЕРЕД ВНЕДРЕНИЕМ СЭД: МЕТОДИКА В ДЕЙСТВИИ

Российская строительная компания, в которой проводились работы по оптимизации документных процессов, входит в число лидеров по реализации работ нефтегазового и электроэнергетического комплекса, промышленного и гражданского строительства, EPC-контрактов и проектирования. Объекты Компании расположены по всей территории Российской Федерации. В Компании работает более 15 000 сотрудников.

Организационная структура Компании разветвленная: 97 отделов, подчиненные 7 дирекциям. Во главе Компании стоят президент, вице-президент и генеральный директор. Помимо центрального офиса в Москве, компания на момент обследования имела 40 строительных площадок. Ожидаемое количество пользователей СЭД – 2500.

Объектом исследования стали ключевые участники документооборота в Компании: 38 структурных подразделений. Предмет исследования – все документные процессы Компании.

В перечень исследованных документопотоков и систем документации вошли:

• документопоток входящих документов;
• документопоток исходящих документов;
• документопоток внутренних документов:
• организационные документы;
• распорядительные документы;
• информационно-справочные документы;
• кадровые документы, договорные документы;
• финансово-бухгалтерские документы;
• планово-отчетные документы;
• производственно-технические документы.

Конечный результат исследования документных процессов виделся в оценке готовности Компании к внедрению электронного документооборота, выработке рекомендаций по рационализации документооборота и подготовке документных процессов Компании к автоматизации.

Заказчиком проекта внедрения были Административный директор и IT-департамент. Перед ними стояла задача подготовить документные процессы к переходу на новый продукт «1С:Документооборот».

Перед началом методического проекта было проведено предварительное обследование. Было выявлено, что в Компании есть отдел делопроизводства, входящий в состав административного департамента и состоящий из 14 человек. Объем документооборота за 2016 год составил примерно 40 000 документов. При этом наблюдалась тенденция к его росту.

Актуальной инструкции по делопроизводству не было. Работа с отдельными видами документов и документопотоками были регламентированы в самостоятельных локальных нормативных актов, составленных Управлением процессов и методик Компании:

• Процедура обработки исходящей корреспонденции;
• Процедура обработки входящей корреспонденции;
• Положение о ВНРД;
• Политика организации системы документооборота.

Контроль исполнения документов организован не был.

Номенклатура дел велась в центральном офисе и на местах. В Компании было организовано два архива: для управленческой и научно-технической документации.

Работа с документами велась с использованием электронной почты. Сотрудник создавал проект документа, распечатывал его, подписывал, сканировал и отправлял адресату по электронной почте. При этом бумажный экземпляр документа уничтожал. Адресат, получив скан-копию документа, также распечатывал его, ставил личную подпись в ходе подписания или согласования, сканировал и перенаправлял дальше по электронной почте. Бумажный экземпляр снова уничтожался. Такая организация работы была обусловлена тем, что работа большинства сотрудников Компании связана с разъездами и передать документ на согласование или подписание в краткие сроки было довольно сложно.

Методологическую основу исследования составили структурный, сравнительный и системный методы для обработки, анализа собранных данных, а также опрос, как метод сбора данных.

Основное достоинство использованного метода сбора первичной информации: данные собираются в строгом соответствии с точными целями исследовательской задачи (подготовка документных процессов к автоматизации). Методология сбора данных является авторской разработкой фирмы «1С».

Для анализа локальных нормативных актов Компании использовались такие методы, как обобщение, анализ и синтез.

Методологи провели интервьюирование 38 структурных единиц Компании и составили 43 протокола интервью (400 страниц протоколов). Все интервью проводились по заранее подготовленным сценариям. Каждый протокол был формализован и согласован с интервьируемым, чтобы избежать разногласий и недопонимания.

Два методолога обеспечили проведение четырех интервью в день. На проведение интервью, обработку протоколов и их согласование потребовалось 20 рабочих дней.

В Таблице 1 приведены статистические данные наполнения документооборота Компании в разрезе количества видов документов и процессов их обработки.

Таблица 1.

Оптимизация документооборота была направлена на сокращение количества маршрутов обработки документов – их унификации, а также составлению оптимального перечня видов документов.

Классификация, закрепленная во внутренних локальных актах Компании – Политике по организации системы документооборота (далее – Политика), представляла собой типологию всех управленческих документов, принятую в теории документоведения. Такая типология, во-первых, не носит индивидуального характера, во-вторых, не может быть основанием для классификации документов. Предложенные в Политике основания-признаки принадлежности документов к тем или иным группам не имели практической значимости при организации работы с документами в Компании. Для построения системы управления документами необходимо выбирать основание классификации, которое наиболее точно отражает деловые потребности Компании.

Группа документов, выделенная по назначению (в соответствии с Политикой):

• Информационно-справочные документы.
• Распорядительные документы.
• Организационные документы.
• Внутренние нормативно-регламентные документы.
• Рекламно-информационные документы.
• Стратегические документы.
• Учредительные документы.
• Договорные документы.
• Доверенности.
• Документы управления внутренними проектами.
• Кадровые документы.
• Бухгалтерские документы.
• Финансово-экономические документы.
• Технические документы.

Такая классификация имеет ряд неточностей:

1. Классификационные элементы должны располагаться по значимости. Не могут в начале списка располагаться информационно-справочные документы, а ниже – учредительные.
2. Смешение классификационных элементов. Ряд классификационных элементов является частью других, нет необходимости выделять их в самостоятельные элементы. Например, учредительные документы являются частью организационной документации (иногда эту группу документов называют «Организационно-правовой системой документации»). Доверенность рекомендуется относить также к организационно-правовой системе документации, так как по назначению доверенность близка к документам, которые распределяют функциональные обязанности и устанавливают правовую основу действий работников. Стратегические документы являются частью планово-отчетной системы документации, которая отсутствует в классификации.
3. Классификация по другим признакам, не имеет практической значимости, так как на эти группы документов не задаются единые правила. Правила задаются на системы документации.

Методологами была предложена другая классификация документопотоков, которая является общепринятой и установлена нормативно-методическими документами Росархива.

Оптимизация работы с входящими документами была направлена на увеличение видов входящих документов, так как основным видом документопотока входящих документов было входящее письмо.

Для автоматизации работы с входящими документами было предложено выделить большее количество видов документов, так как виды документов определяют автоматизированные маршруты обработки и настройки прав доступа.

Входящие документы были классифицированы по направлениям деятельности и тематикам. Это позволило обеспечить легкий поиск при выборе автоматизированного процесса пользователями системы.

В Компании велась двойная регистрация документов: сначала в бумажном журнале регистрации, затем в действующей СЭД. В процедуре работы с кадровыми документами отмечена процедура фиксации факта получения документов в журнале для нерегистрируемых документов. Если факт поступления таких документов важен, то документы подлежат регистрации. Если факт поступления таких документов неважен, то процедура избыточна. Было предложено отказаться от двойной регистрации, т.к. она не несет практической значимости и приводит к увеличению трудозатрат. Двойная регистрация не предусмотрена и Процедурой обработки входящей корреспонденции, принятой в Компании.

Маршрутизация входящей корреспонденции была автоматизирована с учетом выявленных в ходе обследования шести маршрутов. Маршруты обработки были привязаны к виду документа. Такая автоматизация маршрутов не нарушила существующий порядок, но снизила риски ошибочной маршрутизации, а также ускорила процедуру обработки входящей корреспонденции.

Функционал СЭД предусматривает формирование резолюции в электронном виде, поэтому прикрепление бланка резолюции не потребуется.

Было предложено отказаться от практики использования в оперативной работе оригиналов документов. Оперативную работу следует вести с электронным образом документа в СЭД. Оригинал должен быть сразу помещен на хранение на этапе регистрации и не передаваться между подразделениями в ходе принятия решения по этому документу (согласование, утверждение, ознакомление, исполнение). В этом случае сокращаются риски утери оригиналов документов.

Для автоматизации работы с исходящими документами также потребовалось выделение большего количества видов документов, так как виды документов определяют автоматизированные маршруты обработки и настройки прав доступа.

Исходящие документы были классифицированы по направлениям деятельности и тематикам. К каждому виду исходящего документа был разработан шаблон, который на этапе автоматизации был привязан к маршруту обработки документа. Процессы обработки требовали предварительной актуализации для исключения тех процедур, которые становятся неактуальными при работе в СЭД.

Процедуры согласования, подписания, регистрации и отправки исходящих документов проходили вне СЭД. Теперь все процедуры автоматизированы.

Видовой состав документов компании установлен Политикой по организации системы документооборота (утв. Генеральным директором 06.09.2011). В соответствии с ним к группе организационных документов относятся внутренние нормативно-регламентные документы (видовой состав – в Политике). К группе распорядительных документов относятся приказы, решения и указания.

К видовому составу внутренних нормативно-регламентных документов (ВНРД) нет внешних требований, поэтому каждая организация вправе устанавливать свой набор регламентирующих документов.

Видовой состав распорядительных документов установлен Общероссийским классификатором управленческой документации. В соответствии с ним такой вид документов как указание отсутствует, следовательно, его использование было признано нецелесообразным.

Было рекомендовано выделить в отдельную категорию поручения. Поручение оформляется в виде задачи в «1С:Документообороте» и фиксирует задания, выданные руководителем устно. Важно отметить, что поручение, как вид документа, также отсутствует и во всех нормативно-методических документах, регулирующих делопроизводство, и в Общероссийском классификаторе управленческой документации.

В Компании выделялись только приказы по основной деятельности и приказы по личному составу, поэтому было рекомендовано выделить в отдельную группу приказы по административно-хозяйственной деятельности

Автоматизация информационно-справочных документов потребовала выделения новых видов информационно-справочных документов для оптимальной настройки маршрутов обработки:

• запросы;
• заявки;
• служебные записки.

Особенность информационно-справочных документов – кратковременный срок хранения. Это позволяет перевести эту группу документов в электронный вид (без издания на бумажном носителе). При работе с электронными документами без бумажной версии, не требуется печать таких документов, простановка ручной подписи ответственного лица и печати организации, учет таких документов в номенклатуре дел.

Автоматизация работы с финансово-бухгалтерскими документами в СЭД направлена на решение двух основных проблем, выявленных в ходе обследования:

• согласование документов по электронной почте с неоднократным сканированием;
• несвоевременная передача оригиналов первичных учетных документов в бухгалтерию.

Для решения проблемы было предложено автоматизировать все рабочие процедуры совместной работы с финансово-бухгалтерскими документами. При этом исключить из процессов многократное сканирование, передачу документов по электронной почте. Отслеживание поступления оригиналов документов в бухгалтерию рекомендуется вести с использованием стандартного функционала информационной системы.

Автоматизация работы с планово-отчетными и производственно-техническими документами в СЭД направлена на ускорение процедур совместной работы и организации единого файлового хранилища для этих документов.

Все внутренние планово-отчетные и производственно-технические документы, срок хранения которых не превышает 10 лет, было рекомендовано перевести в электронный вид с отказом от бумажной формы. Российское законодательство разрешает такой подход.

Таким образом, для указанных групп документов было рекомендовано:

• сформировать перечень видов для заведения в информационную систему;
• настроить маршруты согласования, подписания и исполнения (ознакомления) – для документов, имеющих такие процедуры;
• разместить документы в информационной системе по группам для удобной навигации;
• определить права доступа к видам документов;
• использовать электронную подпись, преимущественно в случаях, когда визирование документов производится сотрудниками удаленных подразделений.

Автоматизация документных процессов предполагает перевод части документов полностью в электронный вид. Для этого необходимо установить правовой статус электронных документов: необходимо выбрать вид электронной подписи, используемый в разных управленческих ситуациях, а также инструкция по делопроизводству должна содержать разделы о бумажном и электронном документообороте.

В Компании отсутствовало Положение о делопроизводстве, которое бы соответствовало требованиям к подобным документам, предъявляемым Росархивом. Его следует разработать.

Положение должно описывать делопроизводственные процессы в целом, учитывая автоматизацию. Если конкретный процесс не планируется автоматизировать, то в положении следует оставить описание процесса, но без его автоматизации (описать его так, как он будет происходить). В этом случае сохранится непрерывность делопроизводственных процессов и не пострадает целостность всей системы управления документами.

Положение составляется с учетом функционального распределения ролей между сотрудниками отдела делопроизводства и другими структурными подразделениями Компании.

В положении должны быть отмечены все операции, выполнение которых необходимо проводить в программе «1С:Документооборот».

Организация документооборота невозможна без четкого разграничения, кто за какой участок деятельности несет ответственность. В связи с этим также было рекомендовано издать приказ «О распределении ответственности».

Автоматизация документных процессов была проведена без отклонений от проектного решения.

Построение системы управления документами – это комплекс мероприятий, направленных на такую организацию документных процессов, чтобы потом, уже на этапе автоматизации, получить максимальную отдачу от информационной системы. Информационная система не должна закрепить те ошибки, которые неизбежно накапливаются в деловых процессах любого предприятия. Рационализация документных процессов до внедрения СЭД позволит значимо увеличить производительность труда на предприятии.