Назад

Практическая реализация программы «Цифровой документооборот» для промышленного предприятия. Часть I

Практическая реализация программы «Цифровой документооборот» для промышленного предприятия. Часть I

Ульянцева С.Э., к.и.н., генеральный директор ООО «ДокМенеджмент Консалт»

Делопроизводство, № 2, 2021

Практическая реализация программы «Цифровой документооборот» для промышленного предприятия

Общие сведения о проекте реализации программы «Цифровой документооборот»
        -   Цели проекта
        -   Задачи и этапы проекта

Текущее состояние документооборота Предприятия
        -   Статистические данные о документообороте Предприятия
        -   Общие характеристики внутреннего документопотока
        -   Общие характеристики входящего и исходящего документопотока
        -   Внешний документооборот Предприятия
        -   Организация хранения электронных копий (образов) документов
        -   Организация хранения электронных документов
        -   Информационные системы, задействованные в документообороте Предприятия
        -   Текущее состояние организации хранения документов (файлов)

Указом Президента от 21 июля 2020 года № 474[1] цифровая трансформация включена в число приоритетных национальных целей развития страны на период до 2030 года. Практическая реализация цифровой трансформации связана, в том числе, и с построением корпоративных автоматизированных документных систем, частью которых являются системы электронного документооборота. Однако системы электронного документооборота по-прежнему включают в себя только управленческую документацию, что составляет 5 – 10 % от общего объема документооборота организации. Отсюда и сложность в интеграции систем электронного документооборота в корпоративные документные системы, которые объединяют документы всех направлений деятельности: управленческой, кадровой, финансовой, бухгалтерской, правовой, производственной и др.

Еще одна характеристика современных систем электронного документооборота – это подмена понятий. Под электронным документооборотом на сегодняшний день понимается только автоматизация документных процессов: в информационной системе проходит весь жизненный цикл документа, а оригинал документа издается по-прежнему на бумажном носителе. При этом электронный документооборот активно применяется для передачи отчетности в контролирующие органы и для обмена первичными документами с контрагентами. А вот во внутреннем документообороте процент использования электронных документов минимален, хотя законодательных ограничений не существует.

В статье будет рассказано об опыте перевода промышленного предприятия на безбумажную технологию в виде описания хода проектных работ. Мы рассмотрим типичный пример, когда системы электронного документооборота уже внедрена на предприятии, но задача перехода на безбумажную модель поставлена впервые.

Статья состоит из двух частей. В первой части статьи расскажем о результатах обследования документных процессов предприятия. Во второй части (следующий номер журнала) представим проектное решение в виде целевой модели документооборота на основе проведенного обследования.

С предпроектного обследования начинается каждый проект автоматизации документооборота. Обследование документооборота – первый этап методического проекта, в ходе которого происходят сбор данных, анализ и оценка полученных результатов

На этапе обследования закладывается успех проекта в целом. От качества проведенного обследования, выводов и рекомендаций, которые сделает консультант-методолог, зависит качество проектного решения

Конечный результат обследования документных процессов – оценка готовности организации к внедрению электронного документооборота, выработка рекомендаций по рационализации документооборота, подготовка документных процессов к автоматизации.

Методологическую основу обследования составляют структурный, сравнительный и системный методы для обработки, анализа собранных данных, а также опрос как метод сбора данных.

Общие сведения о проекте реализации программы «Цифровой документооборот»

Цели проекта

1. Перевод в электронный вид без бумажного носителя всех видов документов предприятия, по которым такой перевод соответствует действующему законодательству.

2. Организация текущего и архивного хранения документов в электронном виде в соответствии с требованиями законодательства.

3. Организация внешнего электронного документооборота с контрагентами с использованием технологии ЭДО[2]

Задачи и этапы проекта

Проект выполнялся в два этапа.

Первый этап проекта завершен подготовкой Аналитической записки на основании обследования документооборота подразделений – ключевых участников документооборота.

Второй этап проекта включал подготовку Технического задания на автоматизацию бизнес-процессов обработки документов в электронном виде и созданию архива электронных документов в ERP- системе предприятия на платформе 1С:Предприятие 8.

Задача перехода на безбумажную модель документооборота требует автоматизации работы со всеми документами, отобранными для перевода в электронный вид. Предложено следовать принципу создания документа в информационной системе, предназначенной для данного направления деятельности. Отдельно необходимо было определить место учета и хранения документов, создаваемых как в разных информационных системах, так и вне систем.

Для решения задачи выполнены следующие работы:

       -  составлен перечень документов, которые необходимо перевести в электронный вид;
       -  каждому документу назначен вид электронной подписи в соответствии с требованиями информационной безопасности предприятия;
       -  проведена унификация видов документов и процессов их обработки, что позволило сократить количество объектов автоматизации;

      -  составлены унифицированные модели процессов для системы электронного документооборота (88 моделей процессов).

Задача организации электронного обмена документами с контрагентами потребовала определения видов документов для электронного обмена с контрагентами и разработки архитектурного решения с учетом имеющейся ИТ-инфраструктуры предприятия.

Для решения задачи были выполнены следующие работы:

        -   выявлены документы участвующие в электронном обмене;
        -   изучен применяемый на предприятии сервис обмена электронными документами Контур.Диадок[3];
        -   определены необходимые мероприятия по оптимизации взаимодействия информационных систем в части обеспечения ведения электронного документооборота.

Задача построения корпоративного электронного архива документов потребовала выбора информационной системы, которая будет хранилищем документов, и информационной системы, через которую будет осуществляться доступ к документам.

Для решения задачи выполнены следующие работы:

      -   сформирована концепция электронного архива, ориентированная на применение информационных систем, которые уже используются на предприятии;
      -   определены требования к интерфейсу ECM-системы и хранилищу данных (далее – файловое хранилище, ФХ);
      -   описаны интеграционные связи между применяемыми информационными системами для реализации концепции электронного архива.

Текущее состояние документооборота по итогам обследования

Статистические данные о документообороте Предприятия

Всего выявлен 771 вид / разновидность документов. Из них 30 видов документов автоматизированы в существующей ECM-системе[4]. Соответственно, делопроизводственный учет ведется по 30 видам документов. Единый учет по всем документам не ведется.

Для создания и обработки документов применяются различные информационные системы.

Статистика объемов документооборота, приведенная в таблице 1, показывает соотношение документов, учитываемых в ECM-системе, к документам, учитываемым в других информационных системах. Часть документов не регистрируется, тем самым не включается в общую документную систему предприятия.

Таблица 1

Источник

Годовой объем документооборота

ECM-система

234 845

Другие ИС

1 113 026

Всего

1 347 871

Годовой объем документооборота, по данным, заведенным в ECM-систему, приведен на рисунке 1.

диаграмма для статьи

Рисунок 1

Входящий поток включает документы, поступившие на предприятие из внешней среды.

Исходящий поток включает документы, отправляемые во внешнюю среду, с подписью уполномоченного лица.

Внутренний поток включает документы, не выходящие за пределы предприятия и циркулирующие между структурными подразделениями. Однако такие документы могут быть использованы во внешней среде:

- для ответа на запросы контрольно-надзорных органов;
в качестве прямых доказательств в судебных (досудебных) спорах и разбирательствах.

Процентное соотношение годового объема документопотоков приведено в таблице 2.

Таблица 2

Наименование

Входящие

Исходящие

Внутренние

ECM-система

42%

24%

33%

Учет обращений

100%

0%

0%

1С:ЗУП

100%

0%

0%

1С:УПП

9%

31%

60%

Бумажные журналы

91%

9%

0%

Итого

86%

6%

8%

Распределение документов по документопотокам за календарный год по данным ECM-системы показано в таблице 3.

Таблица 3

Документопоток

Количество

Входящие документы

78 505

Исходящие документы

56 583

Внутренние документы

91 816

Итого

226 904

Распределение количества учтенных документов по документопотокам говорит о неравномерном учете документов – не попадает в учет часть внутренних документов. При данном количестве входящих и исходящих документов объем внутренних документов должен составлять ~ 270 000 документов в год.

В соответствии с лучшими отраслевыми практиками правильным распределением документов в документопотоках является такое соотношение:

Входящие документы – Х

Исходящие документы – от Х * 0,3 до Х

Внутренние документы – (Х + Х * 0,3)*2

Статистика использования информационной системы ЭДО Контур.Диадок за последние 4 год представлена в таблице 4.

Таблица 4

Документопоток

2017

2018

2019

2020

Входящие

1321

645

1765

980

Исходящие

21

53

114

91

Документы в роуминге тарифицируются по цене документов внутри сети. На данный момент на Предприятии организован роуминг с операторами ЭДО: Тензор, Калуга Астрал.

Общие характеристики внутреннего документопотока

Во внутреннем документообороте преобладают служебные записки, поскольку в процессах согласования предметом является служебная записка, а не основой документ. ECM-система сохраняет информацию о согласовании служебной записки. О преобладании служебных записок говорит и статистика зарегистрированных внутренних документов:

Приказы                         523

Протоколы                     284

Указания                         179

Служебные записки      9 391

Отметим, что нецелесообразно оформлять решения руководителей по текущим вопросам, в частности по таким как: разрешение производственных вопросов, регулирование вопросов исполнительской дисциплины, в виде документа Указание. Для решения таких вопросов достаточно оформить поручение в виде задачи в ECM-системе. Это обосновано рядом причин: во-первых, указанные решения являются фактически прямыми заданиями для административно/ методически/ функционально подчиненных работников (в рамках отдельно взятого структурного подразделения), а значит документ «Указание» не подходит для данных целей. Во-вторых, для коммерческий организаций не предполагается существование такого документа как «Указание» и, соответственно, определить правильный срок хранения такого документа не представляется возможным (согласно «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»).

В Техническом задании предложена другая логика организации работы с внутренними документами, в соответствии с которой предметом в процессе становится основной документ. Преимущества подхода:

 -   корректная аналитика по реальному составу внутренних документов;
        -   удобный поиск документов;
        -   корректный учет;
     -  ускорение процесса обработки и сокращение ошибок при маршрутизации за счет увеличения автоматизированных процедур и отказа от ручной маршрутизации документов;
        -   отражение корректного статуса документа (на согласовании, подписан, зарегистрирован, др.).

Для целей перевода документов в электронный вид и создания электронного архива видовой состав автоматизируемых документов приведен в соответствие реальному составу документов Предприятия.

Общие характеристики входящего и исходящего документопотока

К входящему и исходящему документопотокам, которые проходят через ECM-систему, относятся письма от клиентов, контрагентов, конкурсных управляющих, судебных органов, контрольно-надзорных органов.

Входящие и исходящие документопотоки плохо структурированы – не выделены виды документов, а определены общие признаки по отправителям или способу обработки.

Такая классификация не позволяет вести учет по номенклатуре дел, что создает дополнительные трудозатраты для сотрудников Отдела делопроизводства.

Не применяется автоматическая маршрутизация документов, которая также призвана сократить общие трудозатраты на обработку корреспонденции и исключить ошибки в определении получателя документов.

Внешний документооборот Предприятия

Проведенное обследование позволяет однозначно говорить о назревшей потребности Предприятия в максимальном использовании механизмов ЭДО. Несмотря на то, что в настоящее время уже эксплуатируется одна из систем ЭДО – «Контур.Диадок» в связке с модулем 1С:УПП – нельзя говорить о готовности Предприятия к электронному обмену документами с контрагентами по следующим причинам:

1.   Отсутствует возможность использования механизмов согласования и подписания документов с помощью электронных подписей напрямую из учетной системы 1С:УПП с целью дальнейшей отправки в системе ЭДО «Контур.Диадок»;

2.   Не используется в полном объеме функциональность интеграционного модуля «Контур.Диадок» для 1С, то есть не осуществляется автоматическая выгрузка из системы ЭДО в учётную систему. причины:

-       значительная кастомизация 1С:УПП;

-       структура передаваемого документа не cоответствует структуре документа в учетной системе;

3.   Текущая настройка информационных системы «Контур.Диадок» и 1С вынуждает работников осуществлять двойной ввод входящих документов с промежуточной выгрузкой и последующей загрузкой файлов формата *.pdf;

4.   Отмечен факт изменения первичной информации в 1С:УПП после отправки документа через систему ЭДО «Контур.Диадок», что требует повышенного внимания со стороны работников использующих систему ЭДО;

5.   Отсутствуют подписанные соглашения об электронном документообороте с большей частью контрагентов;

6.   Процедура взаимодействия с контрагентами, которые используют другого оператора ЭДО, достаточно усложнена;

7.   Текущий тарифный план ЭДО «Контур.Диадок» не соответствует потенциальному объему внешнего электронного документооборота Предприятия.

Организация хранения электронных копий (образов) документов

Электронные образы документов создаются работниками подразделений на разных этапах жизненного цикла документа путем сканирования и размещаются в сетевых папках подразделения, а также в информационных системах, с которыми работает пользователь. Создается несколько не учтённых сканированных копий, которые могут различаться версионностью, а соответственно, актуальностью.

Задача корпоративной базы знаний возложена на Портал, который содержит локальные нормативные акты Предприятия. Однако создание локальных хранилищ сканированных образов документов на уровне подразделений и даже отдельных работников говорит о том, что Портал не решает в полном объеме задачи единого информационного пространства, корпоративной базы знаний.

Таким образом, на практике отсутствует единый подход к организации хранения сканированных образов документов.

Для целей создания корпоративного электронного архива разработаны требования к хранению электронных образов, которые регулируют:
        -   виды документов, которые необходимо сканировать и сохранять в виде электронных копий;
        -   точки сканирования документов;
        -   этап жизненного цикла документа, на котором целесообразно создание электронной копии;
        -   место хранения электронного образа;
        -   доступ к документу;
        -   срок хранения электронной копии.

Требования направлены на исключение дублирования информации. Электронные копии создаются только в том случае, когда в этом есть целесообразность. Так, если документ подготовлен в формате MS Word, затем распечатан и подписан собственноручно, то сканированная копия такого документа на сегодняшний день не имеет юридической значимости, поэтому такой файл только увеличивает объем хранилища, но при этом не несет смысловой нагрузки.

Предложен вариант работы с копиями документов в информационной системе (оригинал в бумажном виде). В информационной системе размещается файл формата MS Word, прошедший все необходимые этапы обработки в электронном виде. Такой формат файла свидетельствует о том, что оригинал документа имеет бумажный вид. Из карточки документа видно, в какое дело списан оригинал. В отдельных случаях, для документов, по которым требуется сократить время получения сотрудниками копии, допускается загрузка в информационную систему копии в формате PDF.

Организация хранения электронных документов

В настоящее время Предприятие уже работает с электронными документами. Электронные документы применяются в случаях обмена первичными учетными документами с контрагентами и при взаимодействия с госорганами – сдача отчетности в контролирующие органы, переписка.

Первичные учетные документы и переписка имеют временный срок хранения (до 10 лет). Хранение таких электронных документов предложено организовать в файловом хранилище в режиме оперативного хранения. Интерфейсную часть файлового хранилища, содержащую метаданные о документе, срок хранения и связи с другими документами (договорами и дополнительными соглашениями), должна быть реализована на базе ECM-системы.

Таким образом, с технической точки зрения сотрудники должны работать со ссылками на документы, в то время как сами файлы располагаются в едином хранилище. Ссылки могут находиться в разных папках одной информационной системы или в разных информационных системах, при этом пользователь будет работать с одним и тем же документом. Подход гарантирует единство и сохранность информации, упрощает работу пользователей.

Информационные системы, задействованные в корпоративном документообороте Предприятия

К перечню модулей, формирующих информационное пространство Предприятия, относятся, относятся 15 информационных систем.

Решения 1С кастомизированы (доработано относительно типовой конфиурации). Выполняется регулярная доработка и обновление 1С:УПП (в части бухгалтерского и налогового учёта) и 1С:ЗУП КОРП.

Текущее состояние организации хранения документов (файлов)

Проанализировано текущее состояние организации хранения документов (файлов) в информационных системах с целью построения единой системы внутреннего документооборота и сформулированы выводы.

1.   Многократное дублирование информации:

-   в разных модулях 1С;

-   на сетевых ресурсах.

2.   Файловое хранилище не отвечает требованиям к системе хранения электронных документов (отсутствуют необходимые поисковые возможности и метаданные о документах).

3.Файлы из ECM-системы переносятся в файловое хранилище только через три месяца с момента размещения в системе. При переносе имена файлов не совпадают с именами файлов в файловом хранилище, что исключает возможность дальнейшего дедуплицирования информации.

Выводы

Таким образом, обследование документооборота Предприятия с целью перехода на модель безбумажного документооборота выявило направления оптимизации документных процессов, видового состава документов, архитектуры информационных систем и доработки уже внедренной системы электронного документооборота и файлового хранилища.

Во второй, заключительной части статьи, будет представлено проектное решение, разработанное на основе проведенного обследования документных процессов.



[1] Указ Президента Российской Федерации от 21.07.2020 г. № 474 "О национальных целях развития Российской Федерации на период до 2030 года".

[2] Электронный документооборот (ЭДО) — программное обеспечение для работы с электронными документами с реализацией концепции модели безбумажного документооборота между контрагентами.

[3] Контур.Диадок — это юридически значимый онлайн-документооборот между организациями.

[4] Enterprise Content Management (ECM) — программное обеспечение для управления корпоративной информацией в электронном виде: электронными документами, электронными образами документов и другими типами данных, а также их созданием, хранением и процессами их обработки.




Возврат к списку