Новый подход к проектированию систем электронного документооборота и электронного архива с применением эталонной модели управления документами

Сборник материалов VI международной научно-практической конференции
"Управление документацией: прошлое, настоящее, будущее",
посвященной памяти профессора Т.В. Кузнецовой. М.: ООО "ТЕРМИКА.РУ", 2021

Ульянцева С.Э., к.и.н., генеральный директор
ООО «ДокМенеджмент Консалт»
s.ulyantseva@ecmdoc.ru
------
Sofya Е. Ulyantseva, PhD in History
DocManagement Consult LLC, CEO
s.ulyantseva@ecmdoc.ru

Новый подход к проектированию систем электронного документооборота и
электронного архива с применением эталонной модели управления документами

The new approach to designing of electronic document management systems and
electronic archive using the document management reference model

Практическая реализация государственной программы цифровой трансформации государственных органов, органов местного самоуправления и организаций в части подготовки документов и документных процессов к переходу на безбумажную модель связана с рядом технических и методических ограничений. В статье рассмотрен новый подход к проектированию и внедрению систем электронного документооборота на основе эталонной модели управления документами, разработанный компанией «ДокМенеджмент Консалт».

Ключевые слова: ECM, СЭД, ЭДО, автоматизация документных процессов, автоматизация документооборота, автоматизированная система документооборота, аудит документооборота, безбумажный документооборот, внедрение документооборота, подготовка к автоматизации документооборота, система управления документами, система электронного документооборота, управление документами, электронный документ, электронный документооборот, электронный архив, цифровая трансформация, цифровизация экономики, эталонная модель.

The implementation of The Digital Transformation of State and Local Bodies and Organizations state program in terms of preparing documents and document processes for the transition to a paperless model is associated with a number of technical and methodological limitations. The article considers a new approach to the design and implementation of electronic document management systems based on the reference document management model developed by DocManagement Consult.

Keywords: ECM, EDI, document process automation, document flow automation, document flow audit, paperless document management, document flow implementation, preparation for document flow automation, document management system, electronic document management system, document management, electronic document, electronic document management, electronic archive, digital transformation, digitalization of the economy, reference model.

Указом Президента от 21 июля 2020 года № 474 цифровая трансформация включена в число приоритетных национальных целей развития страны на период до 2030 года. Практическая реализация цифровой трансформации связана, в том числе, с построением корпоративных автоматизированных документных систем и внедрением безбумажных моделей документооборота.

Однако сложившийся подход к разработке и внедрению автоматизированных систем управления документами не позволяет реализовать цифровую модель документооборота.

Во-первых, корпоративные системы электронного документооборота включают в себя в основном управленческую документацию, что составляет 5-10 % от общего объема документооборота организации. Отсюда сложность интеграции систем электронного документооборота в корпоративные системы, которые должны объединять документы всех направлений деятельности: управленческой, кадровой, финансовой, бухгалтерской, правовой, проектной, производственной и др. Пока не будет достигнута полнота включения всего документального фонда организации в информационные системы, нельзя говорить о цифровой трансформации управления документами.

Во-вторых, под электронным документооборотом на сегодняшний день понимается только автоматизация документных процессов: в информационной системе проходит весь жизненный цикл документа, а оригинал документа издается по-прежнему на бумажном носителе. При этом электронный документооборот активно применяется для передачи отчетности в контролирующие органы и для обмена первичными документами с контрагентами. Во внутреннем документообороте процент использования электронных документов минимален, хотя законодательные ограничения уже сведены к минимуму.

В-третьих, системы электронного документооборота не готовы к цифровизации документов, поскольку спроектированы для автоматизации документных процессов. Гибкость информационных систем, на которую были ориентированы разработчики последние годы, будет препятствием на пути цифровизации. Большая вариативность в настройке информационных систем влечет риски ошибок при обеспечении ключевых свойств документов – юридической силы и юридической значимости. Такого риска при автоматизации нет, так как оригинал документа издается на бумажном носителе, и именно бумажный носитель с нужным набором правильно оформленных реквизитов обеспечивает юридическую значимость документа.

Сложившийся подход к автоматизации документооборота характеризуется доминирующей позицией специалистов по разработке и внедрению информационных систем. Составляющая предметных областей документоведения и архивоведения значительно уступает и находится в зависимом, подчиненном состоянии.

К чему приводит такая расстановка компетенций? Разработка информационных систем управления документами происходит без участия специалистов по управлению документами. Отсюда следует проблема – несоответствие функциональных возможностей информационных систем законодательному, нормативно-методическому регулированию и сложившейся российской практике документационного обеспечения управления.

За разработкой информационных систем следует их практическое внедрение в управленческие системы предприятий и организаций. И здесь доминирование ИТ-специалистов приводит к тому, что автоматизация документооборота подчиняется возможностям конкретной информационной системы, технологической платформы, то есть на логику документных процессов влияет:

1) набор функциональности информационных систем;

2) поверхностное знание методологии управления документами участниками проекта внедрения.

Таким образом, внедрение систем электронного документооборота, автоматизация отдельных участков документооборота приводит к заданному эффекту ускорения, но при этом не дает качественного результата в виде рационализации документных процессов, которая невозможна без знания и применения методологии предметной области (например, методов унификации и стандартизации). Рационализация подменяется упрощенческим подходом, что подтверждается позиционированием систем электронного документооборота не как инструмента для работы с документами, а как инструмента взаимодействия, обладающего в первую очередь удобным набором механизмов коммуникации.

Отличие между сложившейся практикой использования автоматизированных систем управления документами и предлагаемой целевой безбумажной моделью документооборота показана в таблице 1.

Таблица 1

На сегодняшний день ни одна проектная технология не предлагает инструментария, как выполнить переход от автоматизации документных процессов к цифровой трансформации управления документами. Есть лишь верхнеуровневые рекомендации и дорожные карты.

Решение задачи перехода на безбумажную модель документооборота начинается с понимания отличия цифровизации документа от автоматизации документных процессов.

Цифровизация документа – это перевод оригинала с бумажного носителя в цифровой формат. А целевым показателем цифровизации документа считаю формализацию документов для и формирование массива структурированных данных (движение в сторону Big Data и оптимальных методов их обработки).

Автоматизация документных процессов – это прохождение карточки документа с файлом по этапам обработки: создание файла, согласование файла, распечатка файла и подписание на бумаге (создание оригинала), сканирование оригинала и прикрепление к карточке скан-образа, то есть оригинал – на бумаге, в СЭД – информация о документе.

Цифровая трансформация управления документами – это практическая реализация перехода от бумажных документов к цифровым. Будет происходить как полное перевнедрение всех имеющихся СЭД.

При автоматизации юридическую силу и юридическую значимость документа по-прежнему обеспечивает бумажный носитель, вернее правильный набор правильно оформленных реквизитов. При цифровизации появляется новый объект – электронный документ, обладающий юридической силой и юридической значимостью, которые обеспечиваются иначе по сравнению с бумажным носителем. Поэтому задача цифровизации документооборота значительно сложнее, требует иного подхода к методологии организации документооборота, к разработке и внедрению информационных систем.

Рассмотрим эволюцию этапов развития автоматизации документных процессов (Таблица 2).

Таблица 2

Направления развития цифровизации управления документами приведены в таблице 3.

Таблица 3

Предлагаемый новый подход к проектированию систем электронного документооборота базируется на эталонной модели (reference model), представленной совокупностью формализованных делопроизводственных процедур и типовых моделей документных процессов.

Эталонная модель строится на основе информационно-логической модели управления документами, которая включает постоянные компоненты, заранее известные и установленные нормативно-правовыми актами, методическими документами предметной области управления документами.

На основе информационно-логической модели строится переменная функционально-логическая модель во взаимосвязи с направлениями деятельности конкретной организации, а также с применяемой моделью управления: процессной, продуктовой, проектной, функциональной.

К предопределенным объектам относятся виды официальных документов, сроки их хранения, реквизиты и метаданные для каждого вида документа. Важность применения предопределенных объектов нельзя переоценить. Например, срок хранения документа определяет способ создания и хранения электронного документа:

- документы сроком хранения свыше 10 лет формируются в zip-архив, подписываются квалифицированной электронной подписью, конвертируются в архивный формат хранения PDF-A и передаются в систему хранения электронных документов с предопределенным набором метаданных для каждого документа;

- документы сроком хранения до 10 лет могут быть подписаны простой или неквалифицированной подписью, не требуют конвертации в архивный формат и остаются на хранении в системе, в которой были созданы.

Компанией ООО «ДокМенеджмент Консалт» проведено исследование по выявлению совокупности информационных объектов и определения их структурных связей для включения в автоматизированные системы электронного документооборота. Новый подход к проектированию систем электронного документооборота с применением эталонной модели имеет ряд преимуществ:

1) Соблюдение требований законодательных и нормативно-правовых актов, нормативно-методических документов к документированию деятельности, организации документооборота и хранения документов. Преимущество достигается за счет того, что эталонная модель сформирована на основе указанных требований.

2) Повышение возможности масштабируемости и управляемости системы управления документами в условиях увеличения количества обрабатываемых документов за счет тиражирования управленческих процессов, выстроенных с применением эталонной модели.

3) Снижение себестоимости проектов внедрения за счет сокращения срока проекта внедрения автоматизированной системы электронного документооборота, спроектированной на основе эталонной модели.

4) Повышение эффективности систем электронного документооборота за счет унификации, классификации и систематизации корпоративных данных организаций относительно эталонной модели. Эффективность внедренных автоматизированных систем электронного документооборота выражается в повышении производительности труда работников, а также в повышении качества корпоративной информации, обеспечивая ее полноту, объективность, достоверность, точность, актуальность и ценность.

Предлагаемый подход к проектированию безбумажных моделей документооборота позволяет расширить существующие границы предметной области, вывести ее на новый уровень и сделать инструментом для цифровой трансформации корпоративного управления и создания интеллектуальных управленческих систем.

При проектировании целевой безбумажной модели документооборота:

- выстраиваются управленческие процессы предприятия;

- снижаются операционные риски для документных процессов;

- определяются компетенции, необходимые для участников управленческих процессов (карты компетенций);

- достигается заданный (целевой) уровень транспарентности информации (качество доступных данных, возможность получить достоверную и актуальную информацию).

Цифровизация документооборота может стать инструментом цифровой трансформации корпоративного управления организации и повлиять на системы:

- комплаенс-менеджмента;

- риск-менеджмента;

- развития персонала.

Цифровой документооборот может быть также инструментом регулирования степени транспарентности информации и реализовывать требования информационной безопасности.