Автоматизация vs Цифровизация

БИТ. Бизнес & информационные технологии
2022 / Выпуск №01 (114)

Ульянцева С.Э., к.и.н., генеральный директор
ООО «ДокМенеджмент Консалт»

АВТОМАТИЗАЦИЯ VS ЦИФРОВИЗАЦИЯ НА ПРИМЕРЕ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

Указом Президента Российской Федерации от 21 июля 2020 года № 474 «О национальных целях развития Российской Федерации на период до 2030 года» цифровая трансформация включена в число приоритетных целей развития страны. Практическая реализация цифровой трансформации связана, в том числе, и с построением корпоративных автоматизированных документных систем, частью которых являются системы электронного документооборота.

Несмотря на поставленную государством цель и четко обозначенный вектор, реализация цели вызывает множество споров, начиная с самих терминов цифровизация, цифровая трансформация, автоматизация. Немало копий уже сломано в экспертных сообществах. Участвуя в дискуссиях, я поняла — оппоненты не могут договориться, потому что каждая отдельная предметная область, на которую направлена цифровизация, имеет существенные особенности, которые формируются специфичными терминосистемами и нормативным регулированием, что в целом влияет на масштабность изменения той или иной бизнес-модели.

Покажу на примере предметной области управления документами, терминосистема которой так и не освоена ни разработчиками программных продуктов, ни специалистами по внедрению.

Отмечу, что в статье будут приведены лишь базовые термины, знание и понимание которых, безусловно, недостаточно для участников цифровой трансформации управления документами.

Предлагаю рассмотреть предметную область управления документами как одну из базовых систем управления организацией.

Начнем с определения места управления документами в системе управления организацией. Базовым термином выступает управление документами. Объем термина и элементы, составляющие его объем, наглядно показаны на рисунке.

Рисунок демонстрирует также различные системы управления организацией, направленные на достижение основных бизнес-целей, одной из которых является управление документами. Реализация функций каждой из этих смежных систем связана с проведением аудита документов. Таким образом, управление документами является фундаментом для важнейших систем управления организацией.

Пример

Для реализации деятельности по управлению рисками надо провести аудит документов, документированной информации и документных процессов. Качество аудита напрямую зависит от того, как выстроена система управления документами (полнота, доступность и достоверность включенных в нее данных). Так реализуется кумулятивная функция документа.

Следующий блок терминов – документ,документированная информация, официальный документ.

Слово документ происходит от словаdocumentum, что в переводе с латыни означает доказательство.

Информационные ресурсы организации наполняются документами и документированной информацией. Чем отличается документ от документированной информации определяет стандарт (ГОСТ Р 7.0.8-2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения):

Документированная информация – структурированная информация, зафиксированная на носителе.

Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Официальный документ – документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.

Документ отличается от документированной информации наличием реквизитов. Всего существует 30 реквизитов, и они закреплены в ГОСТе Р 7.0.97-2016. Причем у каждого вида документа определенный набор реквизитов.

Отличие документа от официального документа (грань, конечно, тонкая) в том, что для официального документа установлены жесткие правила оформления. То есть нарушение требований к оформлению приведет к потере доказательной силы документа (примером может служить обязательный набор реквизитов первичных учётных документов, установленный Федеральным законом "О бухгалтерском учете»).

Поэтому недостаточно просто записать информацию. Нужно правильно ее задокументировать: оформить, использовать правильные реквизиты, выбрать правильный формуляр (шаблон) документа. Все это придает информации доказательную силу, тем самым реализуется правовая функция документа.

Примером документов, не обладающих статусом официальных, является система информационно-справочной информации, которая обеспечивает внутренние коммуникации между подразделениями. Внутренние коммуникации ошибочно стали называть совместной работой и связывать с цифровизацией. Почему ошибочно? Во-первых, обмен информацией предполагает наличие участников такого обмена, поэтому название является плеоназмом. Во-вторых, передача информации по каналам связи не является примером цифровизации, по крайней мере, в области управления документами. К информационно-справочным относится подмножество документов, общими характеристиками которых являются сообщение сведений управленческого характера для принятия управленческих решений. Это служебные, докладные и объяснительные записки, заявки, запросы, заявления, все виды служебных писем, справки, заключения, отзывы, перечни.

Информационно-справочные документы выходят из подразделения в статусе вспомогательного документа и не требуют согласования и утверждения (для них характерно движение снизу вверх по системе управления). Информация, содержащаяся в служебных записках, заявках, запросах, может быть передана через систему корпоративного электронного документооборота без создания информационно-справочного документа. Примером служат корпоративные порталы, в которых заявлены тематики внутренних коммуникаций, заменяющие виды документов.

Исключение – группа служебных сопроводительных документов для обмена электронными счетами-фактурами, форматы которых утверждены ФНС.

Для предметной области управления документами разница между цифровизацией и автоматизацией критична.

Цифровизация документа – это перевод оригинала с бумажного носителя в цифровой формат. А целевым показателем цифровизации документа считаю формализацию документов для и формирование массива структурированных данных (движение в сторону Big Data и оптимальных методов их обработки).

Автоматизация документных процессов – это прохождение карточки документа с файлом по этапам обработки: создание файла, согласование файла, распечатка файла и подписание на бумаге (создание оригинала), сканирование оригинала и прикрепление к карточке скан-образа, то есть оригинал – на бумаге, в СЭД – информация о документе.

Цифровая трансформация управления документами – это практическая реализация перехода от бумажных документов к цифровым. Будет происходить как полное перевнедрение всех имеющихся СЭД.

В чем критичность? При автоматизации юридическую силу и значимость документа по-прежнему обеспечивает бумажный носитель, вернее правильный набор правильно оформленных реквизитов. При цифровизации появляется новый объект – электронный документ, обладающий юридической силой и юридической значимостью, которые обеспечиваются иначе по сравнению с бумагой. Поэтому задача цифровизации документооборота значительно сложнее, требует иного подхода и к внедрению, и к самим информационным системам.

Цифровизация документа — это принципиально новое направление деятельности, а не просто игра терминов. Покажу на примере протокола заседания совета директоров (наблюдательного совета) общества. Требования к оформлению протокола установлены ГК РФ (действительно, сложный документ). При выполнении всех требований ГК РФ оформляем протокол на бумажном носителе и получаем документ, обладающий юридической силой (на определенный период) и юридической значимостью на весь период хранения (постоянно). Теперь переводим документ в цифру. Если следовать логике «внедренцев», что автоматизация = цифровизация, и надо просто не распечатывать документ, а оставить его в СЭД и подписать электронной подписью, то с задачей вы не справились. До сих пор объектом системы в большинстве СЭД остаются карточки документов с прикрепленными к ним файлами. Но это не документ, а лишь информация о нем.

Создание электронного протокола

Электронный протокол должен быть сформирован в виде zip-архива с набором элементов: файл формата PDF-A (для постоянного хранения) с визуализацией электронной подписи, файл с квалифицированной электронной подписью, набор обязательных метаданных. В момент подписания должна быть произведена конвертация в архивный формат хранения и автоматическая регистрация (при автоматизации это не требуется).

Хранение электронного протокола

Рассматриваемый протокол должен быть выведен из СЭД и передан в отдельную конфигурацию - систему хранения электронных документов с соблюдением определенных процедур. Принцип раздельного хранения документов временного и долговременного сроков хранения – это международная практика. Стратегия долговременной сохранности предусматривает передачу документа из системы-источника в систему хранения либо хранителю информации (независимой в оперативном отношении третьей стороне, на которую возложена обязанность поддержания документов в соответствии с документированными политикой и практикой).

Этапы развития автоматизации документных процессов приведены в таблице 1.

Таблица 1

Направления развития цифровизации управления документами приведены в таблице 2.

Таблица 2

Сложившийся на сегодня подход к автоматизации документных процессов не позволяет реализовать цифровую модель документооборота по ряду причин.

Во-первых, корпоративные системы электронного документооборота включают в себя в основном управленческую документацию, что составляет 5-10 % от общего объема документооборота организации. Отсюда сложность интеграции систем электронного документооборота в корпоративные системы, которые должны объединять документы всех направлений деятельности: управленческой, кадровой, финансовой, бухгалтерской, правовой, проектной, производственной и др. Пока не будет достигнута полнота включения всего документального фонда организации в информационные системы, нельзя говорить о цифровой трансформации управления документами.

Во-вторых, под электронным документооборотом на сегодняшний день понимается только автоматизация документных процессов: в информационной системе проходит весь жизненный цикл документа, а оригинал документа издается по-прежнему на бумажном носителе. При этом электронный документооборот активно применяется для передачи отчетности в контролирующие органы и для обмена первичными документами с контрагентами. Во внутреннем документообороте процент использования электронных документов минимален, хотя законодательные ограничения уже сведены к минимуму.

В-третьих, системы электронного документооборота не готовы к цифровизации документов, поскольку спроектированы для автоматизации документных процессов. Гибкость информационных систем, на которую были ориентированы разработчики последние годы, будет препятствием на пути цифровизации. Большая вариативность в настройке информационных систем влечет риски ошибок при обеспечении ключевых свойств документов – юридической силы и юридической значимости. Такого риска при автоматизации нет, так как оригинал документа издается на бумажном носителе, и именно бумажный носитель с нужным набором правильно оформленных реквизитов обеспечивает юридическую значимость документа.

Предлагаемый новый подход к проектированию систем электронного документооборота базируется на эталонной модели (reference model), представленной совокупностью формализованных делопроизводственных процедур и типовых моделей документных процессов.

Эталонная модель строится на основе информационно-логической модели управления документами, которая включает постоянные компоненты, заранее известные и установленные нормативно-правовыми актами, методическими документами области управления документами.

На основе информационно-логической модели строится переменная функционально-логическая модель во взаимосвязи с направлениями деятельности конкретной организации, а также с применяемой моделью управления: процессной, продуктовой, проектной или другой.

К предопределенным объектам относятся виды официальных документов, сроки их хранения, реквизиты и метаданные для каждого вида документа. Важность применения предопределенных объектов нельзя переоценить. Например, срок хранения документа определяет способ создания и хранения электронного документа:

- документы сроком хранения свыше 10 лет формируются в zip-архив, подписываются квалифицированной электронной подписью, конвертируются в архивный формат хранения PDF-A и передаются в систему хранения электронных документов с предопределенным набором метаданных для каждого документа;

- документы сроком хранения до 10 лет могут быть подписаны простой или неквалифицированной подписью, не требуют конвертации в архивный формат и остаются на хранении в системе, в которой были созданы.

Компанией ООО «ДокМенеджмент Консалт» проведено исследование по выявлению совокупности информационных объектов и определения их структурных связей для включения в автоматизированные системы электронного документооборота. Новый подход к проектированию систем электронного документооборота с применением эталонной модели имеет ряд преимуществ:

1) Соблюдение требований законодательных и нормативно-правовых актов, нормативно-методических документов к документированию деятельности, организации документооборота и хранения документов. Преимущество достигается за счет того, что эталонная модель сформирована на основе указанных требований.

2) Повышение возможности масштабируемости и управляемости системы управления документами в условиях увеличения количества обрабатываемых документов за счет тиражирования управленческих процессов, выстроенных с применением эталонной модели.

3) Снижение себестоимости проектов внедрения за счет сокращения срока проекта внедрения автоматизированной системы электронного документооборота, спроектированной на основе эталонной модели.

4) Повышение эффективности систем электронного документооборота за счет унификации, классификации и систематизации корпоративных данных организаций относительно эталонном модели. Эффективность внедренных автоматизированных систем электронного документооборота выражается в повышении производительности труда работников, а также в повышении качества корпоративной информации, обеспечивая ее полноту, объективность, достоверность, точность, актуальность и ценность.