Ульянцева С.Э. Составление текста документа: языковые нормы (Делопроизводство, 2003).

Составление текста документа: языковые нормы

Особенности языковых норм текстов документов связаны в первую очередь со спецификой письменной коммуникации. Письменный текст существует вне своей первичной коммуникативной ситуации, вне контекста, в котором возник. Получатель должен понять текст при первом же его прочтении. Как правило, он не может спросить автора о смысле и значении его высказываний, кроме того, текст лишен невербальных аспектов передачи (например, жестов, тона голоса, мимики лица), которые также содержат информацию, важную для его понимания. При этом пишущий имеет возможность обдумать композицию текста и отобрать языковые средства в соответствии с целеустановками текста, его отнесенностью к тому или иному жанру.

Все эти экстралингвистические факторы отражаются в языковой структуре деловых текстов и заключаются в следующем: части текста логически обусловлены; темы имеют строго последовательное развитие; синтаксические конструкции отбираются в зависимости от жанра; лексический состав письменного текста тоже подвержен строгой нормированности в соответствии с функциональной принадлежностью. Любые отступления от языковых стандартов создания делового текста носят характер стилистической ошибки.

Но не только это определяет особенность норм официально-делового стиля.

Представим себе схему работы при составлении какого-либо документа. В первую очередь пишущий должен определить характер официально-деловой ситуации и выбрать соответствующий жанр документа. Выбранный жанр диктует определенную форму документа, т.е. состав реквизитов и содержательно-композиционную схему. И только выбрав жанр документа и его форму, пишущий обращается к его языковому наполнению.

Таким образом, речевые средства, используемые в деловой речи, находятся в прямой зависимости от специфики коммуникативной ситуации. В тексте с одной стороны отражается замысел отправителя, а с другой – обязательно учитывается характер получателя: его интеллектуальный и общественный статус, его интересы, отношение к поднятой проблеме.

Иначе говоря, текст существует в коммуникативной ситуации, является элементом сообщений, которыми обмениваются люди. В связи с этим становится явным факт функциональности текста, его целенаправленности. Это последнее утверждение является особенно важным, поскольку обычно мы конструируем текст, выбираем соответствующий стиль в зависимости от функции, которую он должен выполнять. А, следовательно, как уже было упомянуто, получатель - читатель текста - есть некоторым образом и его соавтор.

Принимая во внимание сказанное выше, можно прийти к выводу, что вопрос написания текста является предметом ремесла, поскольку существуют соответствующие принципы, которые позволяют нам сформировать это умение, соответствующие упражнения, которые это умение совершенствуют. Конечно, всегда присутствует элемент индивидуального таланта, писательского дара, тем не менее, писательству можно научиться.

Начнем осваивать искусство составления деловых текстов с рассмотрения основных черт официально-делового стиля, а затем определим, какие речевые средства и в каком сочетании друг с другом необходимы нам в определенной коммуникативной ситуации.

Деловой стиль – это совокупность речевых средств, функция которых – обслуживание сферы официально-деловых отношений. Сфера применения деловой речи может быть представлена как широкая сеть актуальных официально-деловых ситуаций и как набор соответствующих жанров документов.

Основными требованиями, предъявляемыми к деловому стилю, являются:

1. стандартизованность изложения;
2. нейтральный тон изложения;
3. точность и ясность изложения;
4. лаконичность, краткость текста;
5. логичность, аргументированность изложения.

Требованием стандартизации пронизана вся сфера деловой речи. Соотношение «официально-деловая ситуация – соответствующий жанр документа» означает, что содержание документа отражает множество реальных деловых обстоятельств, соответствуя не отдельному обстоятельству, а целому их типу – ситуации. Вследствие этого форма и язык документов в официально-деловом стиле выступают как стандартизованные (соответствующие единому образцу).

Стандартизация деловой речи охватывает все уровни языка – и лексику, и морфологию, и синтаксис. К настоящему времени деловая речь накопила огромное число проверенных многолетней практикой терминов, формул, оборотов речи. Использование готовых конструкций позволяет не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации. Стандартизация деловой речи значительно повышает информативность документов, заметно облегчает их восприятие, что способствует оптимизации документооборота в целом.

Нейтральный тон изложения – это норма официального делового общения, что проявляется в максимально строгом и сдержанном характере изложения, а тем самым и в стремлении к использованию стилистически нейтральных книжных элементов. Это, в свою очередь, исключает возможность употребления в текстах деловой речи экспрессивно и эмоционально окрашенных языковых средств (например, разговорной лексики или междометий), образных средств или слов, употребляемых в переносном смысле, все это противоречило бы требованию точности деловой речи.

Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания документа, исключающую инотолкования. Адекватность восприятия текста и автором документа, и его адресатом чрезвычайно важна в деловом общении. Точность изложения достигается употреблением терминологической лексики.

Ясность текста определяется, прежде всего, правильностью композиционной структуры текста, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок. Текст можно считать ясным, если при первоначальном его восприятии адресат воспринял тот смысл, который вложил в него автор. Такое предложение с точки зрения ясности речи не нуждается в стилистическом улучшении, перестроении, совершенствовании.

Лаконичность изложения текста достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности.

Требованием логичности и аргументированности изложения в области синтаксиса деловой речи объясняется обилие сложных конструкций.

Перечисленные требования, предъявляемые к деловому стилю, органически вписываются в письменную сферу употребления, в свойственные ему жанры документации.

С переходом к изложению конкретной производственной или управленческой ситуации возникает проблема выбора языковых средств для передачи обстоятельств дела. Трудности такого выбора касаются в основном двух языковых аспектов: выбора лексики и лексических формул для адекватной передачи существа дела и выбора грамматических средств – главным образом синтаксических конструкций. Но и здесь трудности поиска существенно облегчаются за счет навыка и умения составлять тексты.

К лексическим особенностям официально-делового стиля относят:

1. употребление специальной лексики;
2. употребление устойчивых речевых оборотов.

Понятие «специальная лексика» включает в себя две категории слов – термины и профессионализмы. Термины называют специальные понятия какой-либо сферы производства, науки, искусства. В основе каждого термина лежит определение (дефиниция) обозначаемой им реалии. Таким образом, термины представляют собой сжатую характеристику предмета или явления. Каждая отрасль науки оперирует определенными терминами, которые составляют терминологическую систему данной отрасли знания. Термины, используемые в деловой сфере - это, во-первых, отраслевая терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ; во-вторых, это специальные слова и выражения сферы административного управления.

Терминологическая лексика заключает в себе больше информации, чем всякая другая, поэтому их употребление способствует краткости, лаконичности и точности изложения. Однако необходимо отметить, что лексика официального документа должна быть доступна читателю. Для этого используемые термины должны быть достаточно освоены, понятны и известны специалистам; новые термины необходимо разъяснять.

От терминов необходимо отличать профессионализмы, которые тоже называют понятия, но названия эти не являются официальными. Такие слова и словосочетания употребляются узкой группой людей, объединенных общей профессией, в своем кругу, в устном общении. В письменной речи их использование недопустимо. Значительная часть терминов имеет иноязычное происхождение. В большинстве своем они не имеют русских синонимов, что делает их незаменимыми в научном стиле. Однако немало терминов имеют синонимы, но часто у них ослаблен оттенок официальности, поэтому часто отдают предпочтение иноязычным терминам. В то же время стилисты отмечают, что научный и деловой стиль перегружены заимствованными словами.

Употребление заимствованных слов обусловлено торговым, научно-техническим, культурным общением народов. Овладение новыми понятиями часто сопровождается усвоением их иноязычных названий. Основной трудностью в использовании заимствованных слов является их употребление в том или ином контексте, а также их неоправданное использование. Наиболее типичная ошибка – излишнее употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения привычных понятий, например: «пролонгировать» вместо «продлить». Если для обозначения предмета или понятия существует русский эквивалент, употребление слова иностранного происхождения не допустимо.

Широкое употребление языковых формул – устойчивых языковых оборотов, используемых в неизменном виде – одна из особенностей деловой речи. Обращение к ним составителя документа упрощает задачу: он выбирает готовую формулировку, вставляя ее в соответствующую часть текста. К этим формулам относится ряд стилистически окрашенных лексем-канцеляризмов, вне деловой речи, как правило, не употребляемых, таких как данный или настоящий (=этот), вышеуказанный (=названный ранее), нижеследующий (=помещаемый далее). Необходимо помнить, что готовые языковые формулы хороши только в типовой ситуации, например, при составлении приказа, акта и ряда других документов. Избыточное использование канцелярских шаблонов нежелательно. Например, нет необходимости писать Часть высвобожденной рабочей силы была трудоустроена в государственном секторе. Эту же мысль можно изложить короче и яснее Сокращенным сотрудникам предоставлена работа на государственных предприятиях.

Работники документной сферы должны очень хорошо чувствовать разницу между стилем, приемлемым для сугубо делового (прежде всего письменного) общения, и речевыми средствами, которые следует предпочесть в более раскованной обстановке, например, в устной беседе с посетителем или разговоре по телефону.

Наряду с этим в деловой речи существует большой набор стандартных выражений (словосочетаний), с помощью которых в деловых письмах передается определенная информация. Так, в письмах, содержащих предупреждение, пишут: по истечении срока…, в противном случае…; мотивация действия передается словами:в порядке обмена опытом…, в порядке исключения… При этом обычно используют устойчивую речевую формулу ввода информации: ставлю вас в известность…, требуем принять решение о…, просим принять меры к…, сообщаем вам… Мотивация должна быть выражена в убедительной и вежливой форме:мы будем рады получить от вас ответ не позднее…, просим незамедлительно погасить задолженность…

Ряд стандартных выражений указывает на причину составления текста: по причине задержки оплаты…, в связи с неполучением счета-фактуры…, вследствие изменения цен на энергоносители…

При ссылках на известные документы приняты такие формулы: ссылаясь на ваше письмо от…, в соответствии с достигнутой ранее договоренностью, согласно постановлению правительства.

При указании на цель отправления письма употребляются такие обороты: в целях скорейшего решения вопроса…, для согласования вопросов участия…, во избежание конфликтных ситуаций…

В письмах, содержащих ответ на запрос, просьбу, приняты такие формулировки: в ответ на ваше письмо от…направляем вам…, ссылаясь на ваше письмо от…посылаем вам…

В письмах-сообщениях пишут: сообщаем (извещаем, уведомляем, информируем), что…, доводим до вашего сведения, что…

Регламентация языка документов затрагивает лексическую сочетаемость ряда слов, например: приказ – издается, должностные оклады – устанавливаются, контроль – возлагается на кого-либо или осуществляется, выговор – объявляется, порицание – выносится.

Обратимся к грамматическим особенностям деловой речи. В области морфологии наблюдается преобладание имени над глаголом. Потребность в употреблении существительных связана с необходимостью наименования лиц, учреждений, предметов деятельности людей и перечисления множества деталей в описательных текстах. Действия часто обозначаются отглагольными существительными, особенно на –ние (обращение, вступление, прохождение, подписание). Подобная форма подводит определенную ситуацию под ряд других – однотипных, стандартных, закрепляя устойчивые обороты речи. С этим связана и такая особенность деловой речи, как так называемое расщепление сказуемого, то есть предпочтение глагольно-именного сказуемого глагольному сказуемому (принимать участие – участвовать; оказывать помощь – помогать; производить осмотр – осматривать). Объясняется существование таких форм и тем, что в деловой ситуации мы квалифицируем событие путем отнесения его к разряду подлежащих юридической ответственности, ср.: совершил наезд вместо наехал на кого-нибудь

В таких оборотах речи часто возникает «цепочка» форм родительного падежа существительных (в целях решения задачи погашения задолженности), что придает фразе тяжеловесность и порой затрудняет ее восприятие.

Существительные, обозначающие должности, употребляются, как правило, в форме мужского рода (бухгалтер, директор, секретарь).

Именной характер деловой речи определяет и частотность имен прилагательных. Так, относительные прилагательные называют отношения лиц или предметов к явлениям окружающей действительности (государственный строй, финансовый отчет, налоговый орган, коммерческая деятельность). Немало прилагательных выступают в качестве терминов, а также входят в состав устойчивых словосочетаний-терминов и собственных имен (Организация Объединенных Наций, Содружество Независимых Государств, чрезвычайный и полномочный посол, Российский государственный гуманитарный университет). Наиболее употребительны в деловой речи краткие прилагательные со значением модальности: они указывают на долженствование и предписание (Работник должен выполнять следующие обязанности; Предприятие обязано организовать труд работника).

В деловой речи практически не употребляются личные местоимения (исключение составляют докладные и объяснительные записки, заявления). Вместо указательных местоимений используются слова данный, известный, нижеследующий, указанный, соответствующий. Совсем не находят применения в деловой речи неопределенные местоимения.

Употребление глаголов в деловой речи сводится до минимума. Предписующий характер официально-делового стиля вытесняет глагольные формы отглагольными существительными, что и создает определенную тяжеловесность деловых текстов. Употребляемые в деловой речи глаголы можно представить в виде следующих семантических групп:

• глаголы со значением долженствования (изъять, проверить, улучшить, рассмотреть, утвердить, устранить, сообщить, выявить, предъявить);
• отвлеченные глаголы, указывающие на наличие (является, находится, имеется);
• глаголы совершенного вида в сочетании с модальными словами в значении долженствования и выражающие категорическое приказание, разрешение (должен сообщить, обязан передать), а также констатацию (эксперты определили, на счет перечислили).

В официальной речи более употребительны неличные формы глаголов – причастия, деепричастия, инфинитивы, которые особенно часто выступают в значении повелительного наклонения (принять к сведению, внести предложение, рекомендовать).

Как уже говорилось выше, наибольшие затруднения пишущий испытывает при выборе синтаксических конструкций. Для преодоления этой проблемы необходимо определить характерные для деловой речи синтаксические схемы и выяснить, какими факторами обусловлен их выбор.

Главными синтаксическими особенностями деловой речи являются:

1. большая употребительность сложноподчиненных предложений с союзами, передающими логические отношения (придаточные причины, следствия, условия);
2. продуктивность всякого рода уточнений в тексте (причастные и деепричастные обороты, вставные конструкции);
3. дифференциация смысловых отношений с помощью сложных союзов (типа вследствие того что) и предлогов (типа на предмет чего);
4. наличие готовых синтаксических конструкций.

Употребление сложных предложений определяется:

• требованием полноты изложения дела в тексте, что часто приводит к «цепочке» многочленных именных словосочетаний, преимущественно с родительным падежом (подтверждаем получение вашего предложения по распределению объемов газа);
• требованием логичности изложения: в этом плане необходимыми становятся схемы сложноподчиненного предложения с союзной связью, с придаточными причины, следствия, условия;
• требованием краткости изложения в деловом тексте: имеется в виду не только и не столько количество слов в предложении, сколько стремление вместить в пределы одной фразы максимум необходимой информации. Это связано с задачей представить все обстоятельства дела во всех их логических взаимоотношениях вместе с выводом из них в одном целом.

Сложноподчиненные предложения в сочетании с обособлениями, причастными и деепричастными оборотами как способами уточнения смысла служат основой усложненного характера текста документа. Выбор того или иного типа сложноподчиненного предложения связан, как правило, с логической стороной текста. Они призваны точно сформулировать тезис и подкрепить его необходимой аргументацией. Точность и убедительность конструкций сложноподчиненных предложений во многом зависит от правильного использования союзов. Союзы могут устанавливать логические связи отдельных предложений в составе сложного синтаксического целого, например, союз и тем не менее указывает на противопоставление последнего предложения предыдущей части высказывания. Среди подчинительных союзов есть общеупотребительные, использование которых возможно в любом стиле (что, чтобы, потому что, как, если), а есть и характерные для официально-делового стиля (вследствие того что, в связи с тем что, ввиду того что, в силу того что, благодаря тому что). Точное употребление союзов делает текст ясным и убедительным.

Набор готовых синтаксических конструкций представляет собой отработанные конструктивные средства для выражения стандартных элементов смысла, т.е. блоков и схем с определенным семантическим содержанием. Стандартизацию здесь следует рассматривать в качестве выбора синтаксических конструкций, передающих типовые действия и обстоятельства рассматриваемого дела. Соответственно выделяется ряд моделей синтаксических конструкций и вариантов их реализации, например: Доводим до вашего сведения или Напоминаем, что…; Просим + инфинитив (предоставить, рассмотреть, выделить); Направляем или Гарантируем + дополнение в винительном падеже (оплату).

В деловой речи преобладает прямой порядок следования главных членов предложения (подлежащее + сказуемое); причем в тексте часто повторяются однотипные конструкции (Налогоплательщики имеют право: получать от налоговых органов информацию о действующих налогах и сборах ; получать письменные разъяснения по вопросам применения законодательства о налогах и сборах; использовать налоговые льготы при наличии основания; представлять свои интересы в налоговых правоотношениях; требовать соблюдения налоговой тайны). Такое построение высказываний не только способствует предельной ясности формулировок, но и служит достижению единообразия в изложении, что приводит к строгой стандартизации языковых средств.

Внимательное отношение к порядку слов в предложении позволяет избежать речевых ошибок, создающих абсурдность высказывания. Немотивированный пропуск того или иного члена в составе предложения нарушает его структуру и приводит к абсурдности высказывания.

С порядком слов связаны и отдельные текстовые формулы, например, такая последовательность расположения «волеизъявление пишущего + формулировка поручения + срок» (Приказываю т. Иванову представить отчет 01.05.03.).

Следует отметить и некоторые этикетные особенности языка документов. Первая – орфографическая, она связана с написанием с прописной буквы местоимений Вы и Ваш в качестве вежливого обращения к одному лицу. В обращениях, направленных к организации в целом, эти местоимения пишутся со строчной буквы.

Вторая этикетная особенность связана с вопросом: от какого лица должно строится изложение текста в документе – от первого или третьего? Способ изложения от третьего лица – безличный, от имени организации, ее структурного подразделения (Министерство считает возможным…), а в приказах или в заявлениях употребляется первое лицо единственного числа. Автор делового письма может строить изложение и от первого лица множественного числа (Напоминаем, что…) – тем самым он выступает как представитель организации.

В настоящее время текстовые и языковые нормы деловой речи испытывают значительное давление со стороны английского языка и электронного способа составления и хранения документов.

В последние годы все большее распространение получают формы коммерческой корреспонденции, которые можно обозначить как двуязычные. На одном листе располагаются в столбик два параллельных текста: слева на английском и справа на русском языке. Недостатком такой формы деловой корреспонденции является частое нарушение норм русского языка вследствие буквального перевода в целях максимальной точности. Характерные ошибки в таких документах – это неуместное использование заимствованных слов, причем с ошибками в русской транскрипции, употребление в одном и том же тексте иностранных названий то в русской транскрипции, то в оригинале, нарушение норм лексической и грамматической сочетаемости и даже перенос английской пунктуации в русские предложения. Так, в деловой корреспонденции все чаще вместо традиционного восклицательного знака после обращения встречается запятая, подобно тому, как принято в английских текстах. При этом сам текст письма, как это принято в русском делопроизводстве, начинается с абзаца, но не с традиционной прописной буквы, а как в английском языке, со строчной буквы, например:

• Глубокоуважаемый Николай Иванович,
• Гобращаемся к Вам…

Внесение новых норм можно считать неправомерным, так как в русском языке уже сложилась практика оформления текста.

Итак, деловая речь есть, по существу, совокупность стандартов письменной речи, необходимых в официально-деловых отношениях. Эти стандарты включают в себя как формы документации (набор, последовательность и расположение реквизитов), так и соответствующие им способы речевого изложения.

Рекомендуемая литература по теме:

• Голуб И.Б. Стилистика русского языка. 2-е изд. М., 1999.
• Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. М., 1988.
• Розенталь Д.Э. Практическая стилистика русского языка (любое издание).
• Казарцева О.М., Вишнякова О.В. Письменная речь: Учебное пособие. М., 1998.
• Культура устной и письменной речи делового человека: Справочник. Практикум. М., 1997.
• Культура русской речи: Учебник для вузов / Под ред. проф. Л.К. Граудиной и проф. Е.Н. Ширяева. М., 2002.
• Мучник Б.С. Культура письменной речи: Формирование стилистического мышления. М., 1994.
• Русский язык и культура речи: Учебное пособие / Под ред. О.Я.Гойхмана. М., 2002.
• Солганик Г.Я. Стилистика текста: Учебное пособие для студентов, абитуриентов, преподавателей-филологов и учащихся старших классов школ гуманитарного профиля. М., 1997.