Ульянцева С.Э. Составление текста документа: требования к текстам служебных документов (Делопроизводство, 2003).

Требования к текстам служебных документов

Документ представляет собой один из жанров письменной речи. Письменная речь отличается от устной прежде всего сложной системой графики и орфографии, посредством которой передается то или иное содержание. Основной формой письменной речи является текст, который характеризуется строгим соблюдением литературных норм языка – особым отбором лексики и фразеологии, обработанным синтаксисом. В письменной речи широко употребляется книжная лексика: официально-деловая, научная, общественно-публицистическая

Официально-деловой стиль выделяется среди других книжных стилей своей стабильностью, замкнутостью и стандартизованностью. Он реализуется в различных документах – от государственных актов до деловой переписки – и является языком делового общения. Важнейшими функциями стиля являются сообщение и воздействие. Несмотря на большое разнообразие деловых документов, их язык строго подчиняется требованиям официально-делового изложения, среди них:

• стандартизованный характер изложения;
• нейтральный тон изложения;
• точность и ясность изложения;
• лаконичность, краткость текста.

Стандартизация деловой речи охватывает все уровни языка – и лексику, и морфологию, и синтаксис. К настоящему времени деловая речь накопила огромное число проверенных многолетней практикой терминов, формул, оборотов речи. Использование готовых конструкций позволяет не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации. Стандартизация деловой речи значительно повышает информативность документов, заметно облегчает их восприятие, что способствует оптимизации документооборота в целом.

Нейтральный тон изложения – это норма официального делового общения. Управленческая информация является официальной по своему характеру, что свидетельствует о деловой основе взаимоотношений между автором и адресатом документа, подчеркивает их неличный характер, наличие определенной дистанции между ними. Кроме того, участники делового общения действуют от имени учреждений, организаций, предприятий, фирм, то есть от имени юридических, а не физических лиц. В силу этого личностный, субъективный момент в текстах документов должен быть сведен к минимуму. Из языка документов исключаются слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окраской (слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения и преуменьшения, междометия и др.).

Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания документа, исключающую инотолкования. Адекватность восприятия текста и автором документа, и его адресатом чрезвычайно важна в деловом общении на всех этапах управленческой деятельности.

Точность изложения достигается употреблением терминологической лексики, использованием устойчивых оборотов – языковых формул, отсутствием образных слов и выражений, ограниченной сочетаемостью слов, использованием уточнений, дополнений в виде вводных слов, причастных и деепричастных оборотов.

Ясность текста определяется, прежде всего, правильностью композиционной структуры текста, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок. Речь ясна, если каждое слово в предложении при первоначальном восприятии понимается именно в том из возможных значений, в котором оно употреблено пишущим (а не в каком-то другом), и если при этом оно сразу же относится практически всеми читающими именно к тому слову в предложении, с которым оно было связано в мысли пишущего (а не к какому-то другому). Такое предложение с точки зрения ясности речи не нуждается в стилистическом улучшении, перестроении, совершенствовании.

Лаконичность изложения текста достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности.

Приведенные стилевые черты выступают в качестве требований, предъявляемых к текстам документов, и играют основную роль при выборе языковых средств для создания документа.

Работа с документом – это прежде всего работа с текстом. При составлении и редактировании текста может возникать ряд типичных трудностей. Они связаны с выбором слова и его грамматической формы, а также с построением словосочетания и предложения. Большое значение имеет последовательность представления информации, четкое выделение ее основных частей, т.е. структура текста, его композиция.

Композиционная стройность документа определяется не только последовательностью изложения содержания и расположением материала. Во многом она зависит от характера и объема сведений, включаемых в документ.

Служебный документ желательно посвящать одному вопросу. Независимо от того, простой документ или сложный, он не должен содержать тематически разнородных, логически не связанных между собой сведений.

Документ должен быть компактным, по возможности кратким. Так, составитель документа обязан уметь лаконично изложить суть дела, не пересказывая во вступительной части общие положения.

При изложении содержания нельзя загромождать документ частностями, второстепенными деталями. Автор должен уметь выделить главное, привести решающие аргументы, подкрепляя свои соображения лишь самыми необходимыми, самыми важными фактами или цифрами. Документ не должен превращаться в таблицу или статистический справочник (цифры, перечни, списки и т.п. могут быть даны в приложении). Большое количество цифр, примеров, отступлений увеличивает объем основной части документа, усложняет его состав.

Текст письма составляется так, чтобы выразить намерения автора, который с помощью продуманных фраз, специальных формулировок добивается заинтересованности получателя и предполагает заранее его реакцию. С первых же слов и фраз читатель должен понять, каких вопросов касается автор корреспонденции, каковы его намерения. Умение составить деловое письмо зависит от выбора языковых средств, авторского чувства языка и стиля.

К лексическим особенностям официально-делового стиля относят:

• широкое употребление специальной лексики;
• употребление неологизмов;
• употребление заимствованных слов;
• широкое употребление фразеологизмов.

Понятие «специальная лексика» относится к трем категориям слов: термины, профессионализмы и жаргонно-профессиональные слова. Термин – слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное понятие, употребляемое в науке, технике и других областях специальной деятельности. Употребление терминов в строго фиксированном значении обеспечивает однозначность понимания текста, что очень важно в деловом общении.

Термины, используемые в управленческой документации, - это, во-первых, отраслевая терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ; во-вторых, это специальные слова и выражения сферы административного управления.

Правильность и стабильность терминоупотребления достигаются применением на практике терминологических словарей и стандартов, которые устанавливают строго однозначную систему понятий и терминов и способствуют упорядочению терминологии.

При употреблении терминов в деловой документации необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен как автору, так и адресату. Если у автора письма возникает сомнение по этому поводу, необходимо раскрыть содержание термина, что можно сделать несколькими способами:

• дать официальное определение термина;
• расшифровать его словами нейтральной лексики;
• заменить термин общепонятным словом или выражением.

Употребление терминов в текстах документов нередко вызывает трудности, связанные, как правило, с незнанием их значений или искажением структуры термина. Трудности в употреблении терминов связаны еще и с тем, что терминосистема любой предметной области или вида деятельности находится в постоянном изменении: меняется содержание уже существующих понятий, возникают новые, часть понятий устаревает и обозначающие их термины выходят из употребления. Один и тот же термин может получить новое значение при сохранении старого, что вызывает его многозначность (полисемию).

При употреблении многозначных терминов следует учитывать, что в каждом конкретном случае они употребляются только в одном из своих значений (например, термины «анкета» и «вопросник»). При употреблении терминов-синонимов важно обращать внимание на то, какую сторону или свойства понятия необходимо обозначить, выделить в контексте. Например, даже такие термины, как «договор», «контракт», «соглашение», которые можно отнести к полным синонимам, различаются практикой своего употребления: в трудовом законодательстве речь идет о трудовом договоре (контракте); в гражданском законодательстве многосторонние сделки называются договорами; во внешнеторговых сделках уместнее употреблять термин «контракт»; а договоренности в ряде областей фиксируются в соглашениях («тарифное соглашение», «соглашение о сотрудничестве»).

Существует и такое явление, как омонимия терминов, когда два или более терминов совпадают по звучанию, но различаются значениями, то есть обозначают разные понятия. Явление это, однако, в пределах одной терминосистемы встречается редко.

В служебных документах могут использоваться не только термины и номенклатурные наименования («претензия», «недопоставки», «движение остатков», «неустойка», «контракт» и т.д.), но и отдельные профессионализмы - слова или выражения, свойственные профессиональной речи и употребляемые в общелитературном языке, например, «нулевой объем».

Однако использование профессиональной и узкоспециальной лексики в служебных документах не должно переходить той грани, за которой возникает двусмысленность или непонимание.

Профессиональная жаргонная лексика – это форма профессионального просторечья, например, «наши объемы поставки». Использование такого рода слов недопустимо не только в письменной деловой, но и в официальной устной речи.

В деловой речи встречаются неологизмы – слова, обозначающие новые понятия. Их можно разделить на две группы: неологизмы, ставшие терминами и неологизмы-профессионализмы, слова профессионального жаргона. Использование новых слов в тексте документа должно основываться на оценке того, является ли это слово термином или называет понятие, уже имеющее устойчивое обозначение в языке.

Неологизмы первой группы могут употребляться в деловой речи. Это слова типа: спутниковая информация, пресс-секретарь, телефакс и др. Неологизмы второй группы не должны встречаться в деловой речи. Так, вместо «анонс» следует употреблять слово «объявление», вместо «ротация» - довыборы.

Употребление заимствованных слов обусловлено торговым, научно-техническим, культурным общением народов. Овладение новыми понятиями часто сопровождается усвоением их иноязычных названий. Основной трудностью в использовании заимствованных слов является их употребление в том или ином стиле языка, в том или ином контексте, а также их неоправданное использование. Наиболее типичная ошибка – излишнее употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов, например: «пролонгировать» вместо «продлить». Если для обозначения предмета или понятия существует русский эквивалент, употребление слова иностранного происхождения не допустимо.

Широкое употребление языковых формул – устойчивых языковых оборотов, используемых в неизменном виде – одна из особенностей деловой речи. Обращение к ним составителя письма упрощает задачу: он выбирает готовую формулировку, вставляя ее в соответствующую часть текста.

В письмах, содержащих мотивацию тех или иных действий, пишут:

«в соответствии с протоколом о взаимных поставках», «на основании взаимной договоренности», «в связи с открытием новой линии». При этом обычно используют устойчивую речевую формулу ввода информации: «ставлю вас в известность…», «требуем принять решение о…», «просим принять меры к…», «сообщаем вам…». Мотивация должна быть выражена в убедительной и вежливой форме: «мы будем рады получить от вас ответ не позднее…», «просим незамедлительно погасить задолженность…».

Выработаны разнообразные языковые формулы, которые удобно использовать при объяснении причин, мотивов, цели написания делового письма. Так, ряд стандартных выражений указывает на причину составления текста: «по причине задержки оплаты…», «в связи с неполучением счета-фактуры…», «вследствие изменения цен на энергоносители…».

При ссылках на известные документы приняты такие формулы: «ссылаясь на ваше письмо от…», «в соответствии с достигнутой ранее договоренностью», «согласно постановлению правительства».

При указании на цель отправления письма употребляются такие обороты: «в целях скорейшего решения вопроса…», «для согласования вопросов участия…», «во избежание конфликтных ситуаций…».

В письмах, содержащих ответ на запрос, просьбу, приняты такие формулировки: «в ответ на ваше письмо от…направляем вам…», «ссылаясь на ваше письмо от…посылаем вам…».

Иные речевые стандарты закреплены за информационными письмами. Так, в письмах-сообщениях пишут: «сообщаем (извещаем, уведомляем, информируем), что…», «доводим до вашего сведения, что…».

Морфология официально-деловой речи определяется в значительной мере ее именным характером: в ней наблюдается абсолютное преобладание имен при незначительном использовании глаголов.

Существительные, обозначающие должности, употребляются, как правило, в форме мужского рода (бухгалтер, директор, секретарь).

Высокая частотность отглагольных существительных является следствием закрепления устойчивых оборотов речи (синонимичных глагольным выражениям): «порядок составления и исполнения плана перевозок», «в целях совершенствования порядка сбора налогов». В таких оборотах речи часто возникает «цепочка» форм родительного падежа существительных («выяснение условий проведения отбора»), что придает фразе тяжеловесность и порой затрудняет восприятие подобных оборотов.

Прилагательные и причастия в деловой речи часто употребляются в значении существительных (нижеподписавшиеся), продуктивны краткие формы прилагательных (должен, обязан, обязателен, необходим, ответственен). Обращение к ним диктуется предписующим характером деловой речи.

В деловой речи практически не употребляются личные местоимения  (исключение составляют докладные и объяснительные записки, заявления). Вместо указательных местоимений используются слова «данный», «известный», «указанный», «соответствующий». Совсем не находят применения в деловой речи неопределенные местоимения.

Для характеристики глаголов в официальной речи также важен ее именной строй: это определяет высокую частотность глаголов-связок («является», «становится», «осуществляется»), замену глагольного сказуемого сочетанием вспомогательного сказуемого с существительным, называющим действие («оказывать помощь», «проводить контроль»). Предписующий характер официально-делового стиля, преобладание в нем констатирующего, описательного типов речи над повествованием, рассуждением определяют его статичность, вытеснение глагольных форм отглагольными существительными.

Среди семантических групп глаголов, представленных в этом стиле, главная роль отводится словам со значением долженствования: «следует», «надлежит», «вменяется», «обязуется» и отвлеченным глаголам, указывающим на наличие: «является», «имеется».

В официальной речи более употребительны неличные формы глаголов – причастия, деепричастия, инфинитивы, которые особенно часто выступают в значении повелительного наклонения (принять к сведению, внести предложение, рекомендовать).

Формы настоящего времени глагола выполняют функцию предписания: «Стороны несут ответственность за…».

Формы будущего времени приобретают в контексте различные оттенки (долженствования, предписания, возможности, близкой к необходимости): «покупатель и продавец предпримут усилия к тому, чтобы поставлять продукт и принимать продукт одним непрерывным потоком». Другое значение будущего, типичное для деловых текстов, - будущее условное, употребляющееся обычно в сложноподчиненных предложениях с придаточным условным: «страховая сумма выплачивается, если в течение года… наступит полное прекращение добычи».

В деловой речи функционируют и формы прошедшего времени. Одно из типичных его значений здесь – прошедшее подчеркнутой констатации, ярко выраженной фиксации сообщаемого в письменной форме (установления, договора): «подтверждаем, что оплата произведена».

Глаголы совершенного вида используются в сочетании с модальными словами в значении долженствования и выражают категорическое приказание, разрешение (должен сообщить, обязан передать), а также констатацию (эксперты определили, на счет перечислили).

Неуместность экспрессивной окраски официальной речи делает невозможным употребление междометий, модальных слов, ряда частиц, слов с суффиксами субъективной оценки, прилагательных в сравнительной и превосходной степени.

Синтаксис официально-делового стиля отражает безличный характер речи. В связи с этим широко применяются страдательные конструкции, которые позволяют абстрагироваться от конкретных исполнителей и сосредоточить внимание на самих действиях (поставка производится).

Синтаксические конструкции в официальной речи насыщены клишированными оборотами с отыменными предлогами: «в связи с», «по линии», «на основании».

Характерной особенностью деловой речи является преобладание сложных предложений: простое предложение не может отразить последовательность фактов, подлежащих рассмотрению.

Для достижения лаконизма и точности в деловом стиле часто употребляют параллельные синтаксические конструкции (причастные и деепричастные обороты, конструкции с отглагольными существительными).

Стилистической особенностью деловой речи является также преимущественное использование косвенной речи. К прямой речи в официально-деловом стиле прибегают только в тех случаях, когда необходимо дословное цитирование законодательных актов и других документов.

Для словообразования в официально-деловом стиле характерно словосложение (объединение двух или более основ, например, нефтепровод), заимствование интернациональных словообразовательных моделей и  сокращение (аббревиатуры). Различают два основных вида сокращенных слов: лексические и графические.

Лексические аббревиатуры – это сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или из частей слов: СНГ, ГОСТ, главбух. Такие сокращения функционируют как самостоятельные слова.

Графические сокращения – это условные письменные обозначения, которые не произносятся и потому не являются словами. В русском языке стандартизованы следующие графические сокращения:

• почтовые сокращения слов, обозначающих населенные пункты (обл., р-н, г.);
• названия месяцев (янв.);
• телеграфные сокращения (тчк);
• условные обозначения величин и единиц измерения (м, мм, кг, г, ц); (млн., млрд., тыс., р. (руб.);
• сокращения, принятые в учетно-отчетной документации (квит. №, накл. №, расч. счет №);
• текстовые сокращения (т.д., т.п., с.г., см., напр., пр., др.);
• наименования должностей, званий, степеней (проф., член-корр., к.т.н., и.о., пом., зам.); Некоторые из них проявляют тенденцию к превращению в аббревиатуры;
• обращение г-н (господин);
• и некоторые другие.

Сокращение не должно осложнять понимание текста или вести к двойному толкованию, поэтому при включении в текст документа сокращения следует проанализировать: удобно ли такое сокращение для произнесения и запоминания, не совпадает ли данное сокращение с уже существующим для обозначения другого понятия в той же области.

Сокращения должны быть единообразны на всем протяжении документа.

Род буквенных аббревиатур определяется по главному слову исходного словосочетания. Важно отметить, что буквенные аббревиатуры не склоняются. Род звуковых аббревиатур определяется по аналогии (аббревиатуры, оканчивающиеся на согласный, похожи на слова мужского рода, оканчивающиеся на о – на слова среднего рода: согласно ГОСТу).

Особое внимание при работе с текстом документа следует уделять правилам рубрикации. Рубрикацией называют членение текста на составные части, графическое отделение одной части от другой, а также использование заголовков, нумерации и т.д. Рубрикация является внешним выражением композиционной структуры текста. Степень сложности рубрикации зависит от содержания текста – его объема, тематики, и назначения.

Простейшей рубрикой является абзац – отступ вправо в начале первой строки каждой части текста. Словом «абзац» обозначается также часть текста между двумя такими отступами. Абзац служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой. Разделение текста на абзацы позволяет читателю делать небольшие остановки перед дальнейшим чтением, мысленно возвращаться к прочитанному.

Абзац может состоять из одного предложения, если этому предложению придается особое значение, или из нескольких предложений, последовательно раскрывающих сложную мысль. Однако абзац всегда является внутренне замкнутой смысловой единицей. Нарушение этого требования затрудняет процесс чтения.

Абзацное членение текста нередко сочетается с нумерацией – цифровым (а также буквенным) обозначением последовательности расположения составных частей текста. Нумерация подчеркивает необходимость самостоятельного рассмотрения каждого из нумеруемых элементов перечисления. В настоящее время используются две системы нумерации. Одна, традиционная, строится на использовании знаков разных типов – римских и арабских цифр, прописных и строчных букв (в сочетании с абзацными отступами). Другая допускает применение только арабских цифр, расположенных в определенном порядке.

Выбор того или иного варианта нумерации зависит от содержания текста, его объема, состава, композиционной структуры.

Важным средством рубрикации являются также заголовки и подзаголовки. Заглавие всегда является структурной частью текста. Оно позволяет в предельно краткой форме отразить тематику документа. Заголовок должен строго соответствовать содержанию документа и грамматически согласовываться с его названием. Заголовок чаще всего отвечает на вопрос «о ком?», «о чем?» и формулируется с помощью отглагольного существительного.

Обязательным требованием к тексту документа является соблюдение правил речевого этикета. Приведем некоторые из них.

Формы обращения. В письменной деловой речи сложились формы обращения, одной из которых является «Уважаемый». Причем запятая после обращения придает письму будничный характер, а восклицательный знак, наоборот, указывает на то, что  факту обращения придается большое значение.

Если в обращении указываются имя и отчество, а фамилия не называется, то обращение приобретает личный характер. Включение же в формулу обращения фамилии адресата придает тексту документа вежливо-официальный характер.

Выбор залога. Действительный залог употребляется тогда, когда следует выделить, оттенить субъект действия. Действительный залог придает динамизм изложению.

Обычно предложения с действительным залогом употребляются в настоящем времени и производят впечатление обмена информацией между адресатом и адресантом.

Страдательный залог употребляется тогда, когда факт свершения действия имеет большее значение, чем указание лиц, свершивших действие.

Роль вида глагола. Когда нужно подчеркнуть, что действие свершилось, используется совершенный вид глагола, а если действие находится в развитии – несовершенный вид.

Употребление вводных слов и оборотов. Удачно найденное вводное слово, уместно сделанное обособление снимают напряженность тона изложения. Так, фраза «Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам» очень категорична, а ее этикетная редакция «К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена» - заметно снижает напряженность текста.

Тон служебного документа. Основное требование, предъявляемое к официальному письму, - объективность содержания, что обусловливает, как правило, нейтральность тона изложения. Официальные письма пишутся в доброжелательном тоне, не допускается иронизирование, проявление грубости и т.п. Не следует проявлять и чрезмерную вежливость (например, «не откажите в любезности»).